Společnost měla potřebu komunikovat v každém období svého vývoje. V komunikačních procesech se užívaly vždy nové prostředky tak, jak je přinesla nejprve zvyšující se zkušenost lidí a pak, jak dnes říkáme, technický pokrok. Všimněme si, že nikdy se nikdo neubránil nástupu nových technologií. Od primitivních zvukových signálů přes signály optické (kouřová znamení) a první psané texty v obrázkovém písmu. Dnes se nacházíme v době mohutného rozvoje elektroniky a výpočetní techniky a proto je zbytečné se bránit nástupu internetu. Stejně, jako jsme se někteří před časem obávali začít užívat faxy pro "složitou" obsluhu přístroje, se mnozí z nás obávají počítačů s internetem. Nic, co by bylo příliš komplikované, se nerozšíří k obecnému používání. Tedy obráceně vzato: Je-li to obecně rozšířené, nemůže to být komplikované. To bylo základní heslo pro přesvědčovací kampaň, která dosáhla prvního bodu své cesty -- Všechny obce a obecní úřady v našem okrese mají počítač a komunikují internetem. Je nutno podotknout, že okresní úřad jako iniciátor procesu internetizace v okrese není obcím a obecním úřadům nadřízen a nemohl použít síly a nařídit používání internetu. O to větší je nutno vznést obdiv starostkám, starostům a dalším nadšencům zejména v malých obcích, že našli odvahu se učit něčemu pro mnohé úplně novému.

Informační web okresu -- www.oku-dc.cz

Nebylo však možné přesvědčit samosprávu jen slovy. Trpělivá a několikaletá příprava webovských stránek Okresního úřadu je dovedla do stádia, kdy slouží jako informační kanál srovnatelný s obvyklými sdělovacími médii. Samozřejmě v oblasti využitelné pro výkon samosprávy a státní správy. Začaly se omezovat zprávy tištěné a rozesílané poštou s odkazem "máte to u nás na internetu". Je nutné podotknout, že v éře kvalitních a rychlých kopírek se kopírování a rozesílání rozbujelo na možná již neúnosnou míru. Zbytečně rozesílaných papírů přibývalo. Internet tomu měl zamezit.

Poskytování informací od okresního úřadu obecním samosprávám a veřejnosti nelze realizovat bez systému. Jen nahodile zveřejňovat informace vede k chybám a nízké důvěře v poskytovatele.

• Ten, který odpovídá za způsob poskytování informací -- tiskový mluvčí úřadu, je základním kamenem mozaiky.
• Jeho pravou rukou je webmaster tvořící strukturu webu a zajišťuje technicky zveřejnění informace.
• Množství materiálů ke zveřejnění však přesahuje možnosti a odborné schopnosti jednoho člověka. Proto byla zřízena tzv. Redakční rada webu, kde každý odpovídá za určitou oblast činnosti okresního úřadu (referát) a hlídá kvalitu zveřejněných informací. Zároveň ručí za aktuálnost a pravdivost. Jedná se o pracovníka příslušného referátu OkÚ, který byl určen vedoucím tohoto referátu, který ovládá dobře práci s počítačem a je schopen hodnotit samostatně obsah informací.

Co poskytuje web OkÚ

Je zřejmé, že webovské stránky okresního úřadu musí mít dvě části.

1. povinnou ze zákona
2. nepovinou -- týkající se obecných i konkrétních informací o okrese

Ad a) Minimální rozsah informací o činnosti okresního úřadu je stanoven zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. Nicméně rozšířit bázi poskytovaných informací lze podle možností a schopností úřadu téměř libovolně. Rozhodli jsme se o maximální možnou informovanost o činnosti úřadu tak, aby již předem na případné a časté otázky bylo odpovězeno.

Pro snadnou správu a zveřejňování informací jsme vyvinuli vlastní jednoduchý databázový redakční systém s několika kategoriemi zpráv. Pro jeho činnost není nutná žádná znalost programování a html kódu. Jedná se o:

Informace z referátu

umožňuje jednotlivých redaktorům automaticky umístit na příslušnou část webu informace z oblasti, za kterou odpovídá.

Tiskové zprávy

Tiskový mluvčí odpovídá za informace poskytované přímo sdělovacím prostředkům a má proto možnost automatizovaně nejen zveřejňovat texty na webu, ale zároveň je podle distribučního seznamu automaticky rozesílat e-mailem.

Zpravodaj OkÚ DC on-line

Současně tiskový mluvčí zpracovává i tzv on-line Zpravodaj OkÚ DC, který opět automaticky generuje e-mailovou zprávu pro obce a zároveň sms zprávu na mobil starostů "mate novy e-mail od okresniho uradu".

Aktuality

Obdobně ovšem bez rozesílání e-mailem tiskový mluvčí tvoří i tzv. aktuality OkÚ určené pro širokou veřejnost. Zároveň se na této stránce objevují i odkazy na všechny zveřejněné zprávy ze všech kategorií.

Ad b) Protože na území okresu Děčín chybí regionální informační servis (jaký mají např. v okrese Český Krumlov), nahrazuje jej dočasně web Okresního úřadu, resp. Jeho druhá -- turistickoinformační část.

Jeho hlavními částmi jsou:

Popis okresu Děčín

Statické stránky s jednoduchým popisem okresu

Infoservis DC

Obsahuje např. databázi ubytovacích zařízení v okrese, do které mohou sami ubytovatelé vkládat v intuitivním prostředí informace o svém zařízení a poskytovaných službách.

Databáze kulturních, sportovních a jiných společenských událostí konaných v okrese je tvořena na základě on-line poskytovaných informací od pořadatelů a obcí.

Další částí je databáze volných pracovních míst z dat získaných od Úřadu práce. Jednoduchým vyhledávacím procesem může zájemce zjistit odkukoliv, aniž by musel na úřad práce, nabídku práce.

Tato část webu okresního úřadu je jako stvořená pro iniciativu soukromou popřípadě řízenou obecními samosprávami. Po skončení činnosti okresního úřadu bude nutné hledat jak tuto celookresní činnost provozovat.

Geografický informační systém OkÚ Děčín (GIS)

Za GIS obdržel Okresní úřad Děčín v loňském roce 3. místo v soutěži Geoaplikace roku, vyhlášené v rámci konference Internet ve státní správě a samosprávě 2000. Vzhledem k použitým datovým souborům nelze tento GIS řadit mezi oficiální výstupy úřadu a lze ho tedy zařadit spíše do turisticko informační části webu.

Použitá technologie na bázi sw od firmy Autodesk však skýtá naději, že po zavedení garantovaných dat od katastrálního úřadu jej lze použít k oficiálním výstupům a skutečnému výkonu státní správy (V našem okrese je bohužel sama digitalizace katastrální map spíše v počátcích.).

Standardy komunikace

Protože proces získávání informací z webu okresního řadu je pouze pasívním použitím prohlížeče, nastaly problémy při využívání e-mailové korespondence. Kódování a různé druhy přiložených souborů si vynutily určitá pravidla -- standardy komunikace. K těm sáhl okresní úřad v zájmu sjednocení výstupů a vstupů.

Doporučené standady komunikace vycházejí s používaných formátů dat a programů (produkty Windows, Office) s důrazem na využití software, který je zdarma (Software602, Acrobat Reader).

Bylo zcela zřejmé, že pokud lze něco s obcemi dohodnout, musí se jednat o takové programové vybavení, které je volně dostupné, tedy freeware. Pro zajištění a rozšíření těchto standardů vznikl CD-ROM, na kterém byl všechen uvedený software a o který si obce mohly požádat.

Systém komunikace (vnitřní pravidla)

Pro odstranění chaotického používání e-mailové pošty musela vzniknout vnitřní pravidla, která se stala součástí jak spisového řádu, tak řádu používání výpočetní techniky. Obě tyto vnitřní normy okresního úřadu zajistily garantovaný provoz v elektronické pošty. Ve zkratce lze princip uvést takto:

Byly zavedeny dva druhy e-mailových adres

Základní

Tyto adresy označují jednotlivé referáty a centrální podatelnu úřadu. Jejich příjemci musí garantovat příjem pošty a denně několikrát kontrolovat obsah.

Na jednotlivých referátech se mohou sdílet např. na počítači sekretariátu a vedoucího. Touto cestou přichází a odchází oficiální pošta úřadu.

Jmenné

Adresy obsahující jméno uživatele elektronické pošty slouží k neoficiální korespondenci a vyřizování vnitřních záležitostí. Na těchto místech okresní úřad negarantuje vyřízení doručené elektronické písemnosti.

Co e-okres znamená pro občana okresu Děčín

Celé snažení Okresního úřadu bylo motivováno skutečností, že jistě nastane doba, kdy bude tlak veřejnosti na komunikaci s úřady takový, že nebude možné mu odolávat a nastane období skutečné elektronické komunikace. Chceme-li se na tuto chvíli připravit, musíme činit nějaké přípravné kroky. Čekat na povel shora by mohlo znamenat již těžké dohánění nových technologií a přípravu pracovníků na práci s novými technologiemi. Proto trvale pracujeme na obnově hardwaru a softwaru tak, aby mohl zpracovávat nejnovější a obecně rozšířené technologie. Zároveň však tím nutíme své spolupracovníky tyto nové technologie užívat a učit se přímo v praxi. Někteří již dosáhli takových dovedností, že mohli získat certifikát o znalosti používání výpočetní techniky tzv. evropský počítačový řidičský průkaz - ECDL.

Nacházíme se ve fázi zkoušení elektronického podpisu. Připravujeme se na příjem elektronicky podepsané pošty. Budeme vždy tam, kde to od nás bude počítačově vybavená veřejnost očekávat.

Aktivita www.e-okres.cz

Na podporu rozvoje internetu ve veřejné správě zahájil Okresní úřad Děčín akci e-okres na stejnojmenných stránkách. Chceme na nich informovat veřejnost o akcích a skutečnostech, které rozvíjejí komunikaci internetem a to nejen mezi úřady samotnými ale i mezi veřejností a úřady v okrese. Aktivity jsme zaměřili i na oblast školství a mládeže, neboť se domníváme že odtud přijde největší tlak na požívání moderních technologií v komunikaci.

Veřejně přístupný internet musí být podle našeho názoru stejně obvyklou značkou, jakou je označení prodejních míst kupónů pro mobilní telefony, označení benzinového čerpadla a veřejných institucí. Zmapujeme, kde může občan pracovat s internetem a poskytneme mu tak první informaci k zahájení komunikace.

Věříme, že v těchto iniciativách nezůstaneme sami. Věříme, že časem nebude doména e-okres zvláštní, neboť e-komunikace bude běžná.