V minulém roce vstoupila v platnost vyhláška č. 304/2001, která ukládá všem obcím zřídit elektronickou podatelnu. Praktická realizace však v současnosti naráží na řadu problémů, o kterých jsme hovořili s přednostou Okresního úřadu v Děčíně a předsedou Českého fóra pro informační společnost (ČFIS) Jiřím Benediktem.

Obecně platí, že pokud zvláštní zákon neurčuje specifickou formu pro podání konkrétní záležitosti, lze ji vyřídit elektronicky. Jinými slovy, pokud zákon nestanoví, že podání musí být doručeno písemně, lze je podat prostřednictvím podatelny. Všechny životní situace, které občana v kontaktu s veřejnou správou potkávají, jsou zapsány ve Věstníku ÚVIS č. 7/2001. Úřady by se s nimi měly seznámit, reagovat a připravit se na ně. Je však potřeba zvážit, pro které z nich se el. podatelna skutečně hodí, kde je efektivní.

Pro které agendy je elektronická podatelna vhodná?

Podle mě se uplatní třeba v případě agendy životního prostředí, evidence obyvatel, řidičských a občanských průkazů nebo při stavebním řízení. Otázkou je, zda jsou naše úřady na tuto skutečnost připraveny.

Co je k tomu nutné udělat?

Každý centrální orgán by měl stanovit postup, jak aplikace pro elektronickou podatelnu uvést do života. Jednak chybí vymezení tzv. životních situací, vhodných pro řešení elektronickou cestou, jednak chybí vymezení úřadů, na které se občané budou s elektronickým podáváním obracet. Dále je třeba k jednotlivým životním situacím přiřadit priority ve vztahu k velikosti obce a četnosti takových úkonů. To by mělo řešit ministerstvo vnitra, které je autorem pilotního projektu Veřejné informační služby.

Je nutná elektronická podatelna i v malé obci?

Ozývají se hlasy, že je elektronická podatelna pro malé obce nyní zbytečná záležitost. Pracovní skupina ČFIS podala proto návrh novely nařízení vlády č.304/2001 Sb., v němž doporučuje, aby z povinnosti zřídit elektronickou podatelnu byly na dobu dvou let vyjmuty obce, které nejsou městy. Jsou i jiné názory (jen pověřené obce, stavební úřady, matriky).

Lze tedy v současné době podat elektronickou formou nějaké podání?

Oficiálně nikoli, protože nebyl doposud vydán atest certifikační autoritě, tedy firmě, která by měla vydávat zaručené elektronické podpisy použitelné v oblasti veřejné správy. Otázkou je, zdali by i občan měl mít svůj podpis. V současné době to vypadá, že by ho nemusel mít od akreditovaného poskytovatele, ale stačil by mu elektronický podpis od jakéhokoli poskytovatele certifikačních služeb, kteří již dnes existují a působí na trhu.

Jak se na elektronické podání mají obce připravit?

Nejjednodušší způsob je přijmout elektronicky podepsaný e-mail. Druhou možností je vyrobit na obecních webových stránkách formuláře, které půjdou na stránce vyplnit a odeslat přímo úřadu. Podpis se pak připojí pomocí elektronického podpisu (tlačítka el. podepsat).

První způsob je pro úřad jednodušší. Podávání žádosti prostřednictvím elektronického formuláře z webové stránky vyžaduje speciální softwarovou aplikaci. Aby se předešlo různým nesnázím, měl by ústřední orgán (MV) pro tyto případy stanovit jednotnou metodiku, aby občan mohl postupovat velmi jednoduše.

Jaká je finanční náročnost zřízení elektronické podatelny?

Zřízení by nemělo být příliš drahé. Úřad musí mít připojení k Internetu a pracovníci e-podatelny musí vlastnit akreditaci k přijímaní. Ta dnes stojí řádově ve stovkách korun. Nyní bude mít podatelna u převážné většiny obcí podobu jednoho pracoviště s jedním počítačem a jednou e-mailovou adresou. Tu lze pořídit za tisíce korun. Další náklady se budou odvíjet od specifických požadavků, třeba na čtečku, na kvalitní zálohování a další zařízení. Pro velké úřady, s velkým příjmem elektronických podání to bude záležitost nákladnější.

Podatelny už se objevují

Na internetové adrese www.epodatelna.cz, kterou přednosta Jiří Benedikt založil, lze nalézt obecnější informace o dané problematice, ale také o kvalitních službách nebo o dobrých nápadech. Zároveň by měla být diskusním fórem k současným problémům.

Otevřené problémy

Ochrana dat

Úřad musí občanovi garantovat, že umí přijmout jeho elektronicky podané podepsané podání. A zde nastává problém: co s přijatým dokumentem? Pokud se vytiskne na papír, zobrazí se pouze text pouze s pečetí elektronického podpisu. Má tedy pracovník k dokumentu připojit další vytištěný doklad, jímž potvrzuje správnost podpisu nebo stačí platnost stvrdit podpisem pracovníka?

Zálohování a archivace

Příslušný pracovník v e-podatelně bude muset myslet na to, že poštu z poštovní schránky nesmí stahovat, ale jen kopírovat, aby mohl pravidelně kopii všech dat zálohovat na CD. Pracovník, který bude podání přijímat, bude mít poměrně velké rozhodovací pravomoci.

Problém datování

Špatně nastavený čas v Outlooku se objeví na vytištěném dokumentu. A co je platné, čas, kdy člověk zprávu poslal, nebo čas, kdy jsme ji obdrželi? To může vést k soudním sporům. Ošidit datum v případě elektronického podání není podle odborníků žádný velký problém. Pokud se i tato oblast nedořeší, je pravděpodobné, že lidé se v důležitých případech raději přikloní k tradiční metodě a pošlou písemnost poštou.

Očekává se, že ÚVIS vydá k uvedené problematice standard, který bude většinu těchto technických a prováděcích nejasností přesně specifikovat. Podle Jiřího Benedikta je nanejvýš nutné, aby se nedostatky, o nichž jsme se zmínili, co nejdříve odstranily. Odkládat řešení může znamenat zbytečné komplikace, spory a v důsledcích i možné zabrzdění rozvoje elektronických systémů ve veřejné správě.