Sdružení pro informační společnost (SPIS) pod uvedeným heslem rozvíjí aktivitu pro podporu elektronické fakturace. Cílem tohoto projektu je sjednocení pravidel elektronické fakturace a následné prosazení a rozšíření používání elektronické faktury jako plnohodnotného daňového dokladu.

Základním přínosem elektronické fakturace je možnost plné automatizace elektronických dokladů. V současné době řada systémů využívá systémy elektronického objednávání i elektronického placení. Celý proces je ale narušen papírovým daňovým dokladem.

Automatizace především zrychlí celý proces, protože faktura je přenesena během několika minut a především jí není nutné znovu z papíru zadávat do počítače. Kromě úspory lidské práce a úspory nákladů na poštovné je důležitou výhodou i zamezení vzniku chyb. To následně podstatně zpřesní vedení účetnictví i likvidaci faktur. Nezanedbatelným přínosem je také ekologický aspekt, neboť dochází k úspoře papíru.

Konkrétní přínosy

Při elektronické fakturaci jen na poštovném se na straně odesílatele ušetří minimálně 10 Kč na jeden doklad. Výhody na straně příjemce jsou však podstatně větší a odhadují se až na 30 Kč. Středně velká firma, která měsíčně posílá cca 5000 dokladů a přijímá 2000 dokladů, tak ušetří za jediný měsíc zhruba 110 tis. Kč a to nepočítáme úspory za archivaci a manipulaci s archivovanými daty.

Při režimu elektronické fakturace dochází ke zkrácení procesu zpracování dokladu o 80 %, administrativní náklady jsou o 50 % nižší a chybovost klesá dokonce o 99 %. Jedním z klíčových faktorů úspěchu však je, aby se na tento způsob výměny dokladů přešlo pokud možno v co největším měřítku. Obecně je zavedení elektronické fakturace důležitým krokem k přechodu na práci s elektronickými doklady. Faktura je prakticky nejpoužívanějším obchodním dokladem a její převedení na elektronickou podobu naznačí cestu pro další elektronizaci administrativy.

V zemích Evropské unie má být dle přijaté direktivy elektronická fakturace implementována do národních legislativ do 1. ledna 2004. Přestože zmíněná směrnice ukládá členským státům povinnost přijímat k tomuto datu faktury odeslané elektronickými prostředky, ponechává jim značnou svobodu při stanovení podmínek. Není-li například elektronická fakturace prováděna prostřednictvím EDI, členské státy mohou požadovat zaručený elektronický podpis.

Zmíněná směrnice dále povoluje elektronickou úchovu elektronické fakturace a umožňuje členským státům tvorbu vlastních předpisů týkajících se její formy. Snaha o jednotnost v rámci EU tedy existuje, ale lokální anomálie a rozdíly v provádění obchodů v rámci EU budou nějakou dobu přetrvávat.

Legislativní podmínky

Současná legislativa v České republice použití elektronických faktur dovoluje, stanovisko ministerstva financí je kladné a denně jsou i v České republice vytvářeny a přijímány stovky elektronických faktur. Novela Zákona o DPH ze dne 6. července 2003 mění zákon č. 588/1992 Sb., o dani z přidané hodnoty. Podle této novely se za daňový doklad považuje i doklad převedený do elektronické formy. Tento odstavec se odkazuje na zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu.

Z účetního hlediska je podle znění zákona o účetnictví platného v roce 2002 nahrazení účetních písemností účetními záznamy v technické podobě přípustné. Z technického hlediska je nutno zabezpečit, aby takto vytvořený daňový doklad byl hodnověrný a nemohl být změněn po jeho vytvoření.

Z toho vyplývá, že elektronická forma daňových a účetních dokladů je za splnění všech technických podmínek přípustná a je možno na základě daňových dokladů v uvedené formě prokazovat nárok na odpočet daně. Podle § 33 odst. 6 zákona o účetnictví platí, že účetní záznam může být i nečitelný. Z toho vyplývá, že čitelný neznamená písemnou formu, a tedy ani povinnost záznam vytisknout. Účetní záznam tedy může být za splnění výše uvedených podmínek pouze v elektronické podobě. Důkazní břemeno v prokázání hodnověrnosti daňového dokladu v elektronické podobě pro účely daňového řízení, případně soudního řízení je na plátci, který daňový doklad v této podobě vystavil.

Kde je problém?

Novela zákona o účetnictví zrovnoprávňuje písemnou i elektronickou formu záznamu. Novela zákona o DPH přímo zmiňuje elektronické doklady. Stanovisko Ministerstvo financí po novele zákona o účetnictví elektronickou formu dokladů připouští, pokud jsou zajištěny všechny technické podmínky, ale tyto podmínky nejsou definovány.

Při zajištění technických podmínek se lze částečně opřít o zákon o elektronickém podpisu, který zavádí možnost nahrazení vlastnoručního podpisu podpisem elektronickým. Teoreticky tedy možnost elektronické fakturace existuje, v praxi ovšem naráží na různý výklad zákona. Informovanost je v této oblasti velmi nízká a řada zodpovědných pracovníků o možnosti elektronické fakturace neví a především se obává názorů finančních úřadů, kterým předkládá daňová přiznání. Státní orgány se pro změnu obávají rizik a možného zneužívání elektronických dokladů.

Snahou Sdružení pro informační společnost je tedy ve spolupráci s Ministerstvem financí a Ministerstvem informatiky připravit standardní postupy pro elektronickou fakturaci, které by odstranily stávající nejistoty, definovaly možná rizika a navrhla příslušná řešení pro jejich odstranění. (Rizika souvisí především s hodnověrností a integritou elektronické faktury, neodmítnutím původu a příjmu.) Kontrola možných rizik je proto asi hlavním důvodem, proč jednotlivé finanční úřady jsou při posuzování elektronické fakturace opatrné. Přesto je elektronická fakturace krokem vpřed a je potřeba jí prosazovat.