Od 1. ledna 2005 vstoupilo v platnost několik nový právních přepisů, které se týkají vedení spisové služby na městských a obecních úřadech. Jsou to:

První z vyjmenovaných zákonů definuje povinnost vykonávat spisovou službu obcím s pověřeným obecním úřadem, obcím se stavebním nebo matričním úřadem a též městským částem, na něž byla přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního či matričního úřadu. Ostatní obce, které nemají přímou povinnost vést spisovou službu, musí přesto provádět příjem, evidenci, rozdělování, vyřizování, podepisování a odesílání dokumentů podle pravidel daných příslušnými paragrafy č. 64, 65 a 67 zmíněného zákona č. 499/2004 Sb.

Všechny právní přepisy týkající se spisové služby připouští možnost jejího vedení za použití výpočetní techniky (např. § 63 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.). Tato skutečnost je velmi příznivá, neboť dává šanci zajistit přesné dodržování pravidel spisové služby pomocí počítačového programu. Velmi přímočaře se pak součástí spisové služby stává elektronická podatelna, kde se pozvolna stírá rozdíl mezi přijetím klasickou a elektronickou poštou, což je jistě cílovým stavem integrace elektronické komunikace do státní správy a samosprávy. Vyhláška č. 646/2004 Sb. stanoví pravidla pro jednotlivé kroky vedení spisové služby, které jsou:

1. Příjem dokumentů
2. Evidence dokumentů
3. Rozdělování a oběh dokumentů
4. Vyřizování dokumentů
5. Vyhotovování a podepisování dokumentů
6. Odesílání dokumentů
7. Ukládání dokumentů

Na spisovou službu obsaženou ve vyjmenovaných bodech pak časově navazuje skartační řízení a vyřazování dokumentů. Všechny tyto postupy by měly být definovány pro konkrétní úřad ve Spisovém a skartačním řádu, který vydává tajemník jako vnitřní směrnici úřadu (§ 110 odst. 4 písm. e zákona č. 128/2000 Sb.)

Příjem dokumentů

Dokumenty se typicky přijímají v místě k tomu určeném, tj. v podatelně, která je zodpovědná za prvotní označení dokumentů podacím razítkem (klasická pošta) nebo identifikátorem elektronické podatelny (elektronická pošta). Existuje zde tedy jasná analogie mezi zpracováním klasické a elektronické pošty. Pokud využíváme k vedení spisové služby výpočetní techniku, pak se metodiky zpracování ještě více přiblíží.

Pozn.: Při konkrétní praxi se oba postupy liší pouze pořadím úkonů, které zde bylo sladěno vůči elektronické podatelně.

Podací razítko obsahuje (dle § 1 odst. 5 vyhlášky č. 646/2004 Sb.) vždy název původce, datum resp. čas doručení, číslo jednací, počet listů a počet listů příloh. Tedy již podatelna přiděluje došlému dokumentu číslo jednací a to okamžitě se zápisem do evidence.

Evidence dokumentů

Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti se evidují v podacím deníku. U došlých dokumentů zajišťuje evidenci podatelna. U dokumentů vzniklých z vlastní činnosti zajišťuje evidenci pracovník, který dokument vytváří. Z hlediska zápisu do podacího deníku, který je vždy spojen s přidělením čísla jednacího, je opětovně nejvhodnější vedení agendy pomocí výpočetní techniky. Odpadá zatěžování podatelny telefonáty pracovníků s prosbami o zaevidování a přidělení čísla jednacího.

Pokud se na příjem a manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy (např. zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví), mohou se tyto dokumenty přijímat a evidovat odděleně. Příkladem jsou přijaté faktury, které se evidují samostatně v knize přijatých faktur.

Ve spisovém a skartačním řádu úřadu by měl být uveden seznam dokumentů, které z hlediska činnosti úřadu nejsou úředního charakteru. Takové dokumenty, např. reklamní letáky, pak rozhodně nepodléhají evidenci.

K označení dokumentů se dle § 2 odst. 10 vyhlášky č. 646/2004 Sb. používá číslo jednací, které má přesně definované součásti:

• zkratka organizační jednotky nebo pracovníka
• pořadové číslo zápisu v podacím deníku
• označení kalendářního roku, v němž byl dokument zaevidován

Vyhláška nehovoří o přesném pořadí jednotlivých součástí, nicméně přesná pravidla pro tvorbu čísel jednacích včetně seznamu používaných zkratek by měla být součástí spisového řádu úřadu.

Kromě základní evidence v podacím deníku má podatelna povinnost zapsat dokument do rejstříku (§ 2 odst. 8 vyhlášky č. 646/2004 Sb.) Přesahuje-li průměrný počet dokumentů evidovaných v podacím deníku za posledních 5 let v jednom roce číslo 3000, vede se vždy rejstřík jmenný a rejstřík věcný. Volitelně mohou být vedeny další druhy rejstříků. Protože praktická tvorba rejstříků je v papírové podobně velmi pracnou záležitostí, pamatuje vyhláška na možnost vedení rejstříků v digitální podobně s možností tisku. To je další pádný důvod pro vedení spisové služby za pomoci výpočetní techniky.

Rozdělování a oběh dokumentů

Dle § 3 odst. 1 vyhlášky č. 646/2004 Sb. musí být zabezpečeno sledování předávání i přebírání dokumentů a zaručena průkaznost předávání i přebírání zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem. Toho lze velmi snadno dosáhnout za pomoci počítačového programu, kde průkaznost s evidencí jmen je zajištěna přístupovými jmény a hesly jednotlivých uživatelů do systému. Časy událostí mohou být díky výpočetní technice zaznamenávány s přesností na sekundu. Tak přesnou a podrobnou evidenci nelze při klasickém vedení spisové služby v praxi zaručit.

Vyřizování dokumentů

Způsob vyřízení konkrétního dokumentu se zapisuje k příslušnému záznamu do podacího deníku. Pokud je vytvářena odpověď, neeviduje se samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím.

Při vyřizování dokumentů dochází k jejich spojování do spisů, přičemž spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Spis je většinou označován stejným číslem, jaké má prvotní dokument, který spis založil. V takovém případě lze říci, že většina dokumentů má dvě identifikační čísla:

• číslo jednací -- označuje jednoznačně jeden konkrétní dokument
• číslo spisu -- označuje příslušnost dokumentu ke spisu

Podle obou těchto čísel je třeba mít možnost vyhledávat, protože každý pracovník potřebuje ke své práci primárně jiné z těchto dvou čísel. I zde lze poznamenat, že jednoduché zajištění této možnosti vyhledání je ve vedení spisové služby na prostředcích výpočetní techniky.

Vyhotovování a podepisování dokumentů

Dokumenty lze vyhotovovat v písemné i elektronické podobě. Samozřejmě, že většina dokumentů, jenž jsou ve výsledku v písemné podobě, vzniká prvotně v elektronické podobě v textovém editoru. S postupnou změnou legislativy a rozvojem elektronických podatelen se rozšiřuje oblast, v níž lze elektronicky vytvářený dokument zachovat v elektronické podobě, tzn. provést jeho elektronické podepsání a elektronické odeslání. Dokument vždy podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy (§ 6 odst. 1 vyhlášky č. 646/2004 Sb.). V tomto postupu není rozdílu mezi klasickým a elektronickým podepisováním.

Odesílání dokumentů

Odesílání dokumentů se děje prostřednictvím výpravny, která může být organizační součástí podatelny. V praxi to tak samozřejmě bývá.

I pro výpravnu platí, že zpracování v elektronické podobě přináší určité ulehčení práce a to zejména při tvorbě hromadného podacího lístku. Výhodné je též propojení frankovacího stroje s počítačem na výpravně, což může dávat zpětnou vazbu do spisové služby o odesílání dokumentů. Pro realizaci takové vazby je však podmínkou tištění obálek z informačního systému spisové služby tak, aby obsahovaly automaticky zpracovatelný popis, který nejčastěji představuje čárový kód.

Vedení spisové služby za použití výpočetní techniky

V několika konkrétních příkladech bylo ukázáno, že vedení spisové služby za použití výpočetní techniky přináší řadu výhod:

• Přesný dohled nad dodržováním pravidel daných legislativou a vnitřními předpisy úřadu
• Automatická tvorba rejstříků na podatelně
• Přímá integrace povinné elektronické podatelny
• Přesný časový a jmenný přehled o oběhu dokumentů
• Tvorba odpovědí za pomoci integrovaných vzorů
• Přehled o dokumentech zařazených ve spisu s možností vyhledání dle čísla jednacího i čísla spisu
• Zjednodušené sestavování hromadného podacího lístku

Vhodným produktem pro vedení spisové služby je modul Kancelář IS MUNIS, který kromě všech výše zmíněných vlastností a shody s platnou legislativou (dle všech právních předpisů zmíněných v úvodu článku) má také atest shody se standardy státního IS podle zákona č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy, ve znění zákona č. 517/2002 Sb.