Podle současného stavu legislativy nabude 1. ledna 2006 účinnosti zákon č. 500/2004 Sb., obecně známý jako nový správní řád. Tento zákon upravuje postupy úřadů územně samosprávných celků.

Nový správní řád obsahuje nejenom problematiku správního řízení, ale i základní zásady činnosti správních orgánů, obecná pravidla pro příjem podání včetně elektronické podatelny, popis veškerých možností doručování zásilek, definici úřední desky, obecná pravidla podob dokumentů.

V novém správním řádu je také kladen důraz na elektronickou komunikaci správních orgánů s okolím, a to hned na několika místech, o kterých se zmíníme.

Elektronická podatelna

Především je to oblast příjmu podání popsaná v zákoně zejména v § 37. Záležitosti elektronických podatelen jsou v současné době legislativně podloženy zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, nařízením vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon o elektronickém podpisu, a vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. V těchto dokumentech je stanovena povinnost provozovat elektronickou podatelnu a přijímat jejím prostřednictvím podání opatřená zaručeným elektronickým podpisem.

Nový správní řád potvrzuje tuto povinnost, ale definuje též sankce za její nedodržování. Není-li správní orgán schopen zajistit přijímání podání v elektronické podobě, je třeba uzavřít s obcí s rozšířenou působností, v jejímž obvodu má orgán sídlo, veřejnoprávní smlouvu o provozování elektronické podatelny. Nedojde-li k vzájemné dohodě a uzavření veřejnoprávní smlouvy, rozhoduje v této věci příslušný krajský úřad, který provozování elektronické podatelny nařídí.

Kromě příjmu elektronických podání opatřených zaručeným elektronickým podpisem hovoří nový správní řád i o příjmu nepodepsaných elektronických podání. Takové podání je postaveno na úroveň podání pomocí jiných technických prostředků, zejména dálnopisu nebo telefaxu. Znamená to, že nepodepsané elektronické podání musí být do 5 dnů potvrzeno písemně, ústně do protokolu nebo též opět elektronicky, ale již se zaručeným elektronickým podpisem.

I na elektronická podání lze aplikovat § 37 odst. 3, který říká, že nemá-li podání předepsané náležitosti nebo trpí-li jinými vadami, pomůže správní orgán podateli nedostatky odstranit nebo ho vyzve k jejich odstranění a poskytne mu k tomu přiměřenou lhůtu. V praxi to znamená informovat odesílatele o všech nedostatcích jeho elektronického podání, včetně nečitelnosti, chybnému formátu příloh či zasažení škodlivým programem (virem).

Vyhotovování a doručování elektronických dokumentů

Další oblastí je doručování, kde je přípustné doručování prostřednictvím veřejné datové sítě na elektronickou adresu. Na požádání účastníka řízení správní orgán musí, pokud to nevylučuje povaha věci, doručit písemnost elektronickým způsobem. I rozhodnutí může účastník požadovat dle § 69 odst. 3 elektronickou formou. V takovém případě vyhotoví odpovědná osoba jeho elektronickou verzi. Na místě otisku úředního razítka vyjádří tuto skutečnost slovy "otisk úředního razítka" a dokument podepíše svým zaručeným elektronickým podpisem.

V případě doručování na elektronickou adresu platí, že písemnost je doručena v okamžiku, kdy převzetí doručované písemnosti potvrdí adresát zprávou opatřenou jeho zaručeným elektronickým podpisem. Nepotvrdí-li adresát převzetí písemnosti nejpozději následující pracovní den po odeslání zprávy, která se navíc nevrátila jako nedoručitelná, doručí správní orgán písemnost klasickým způsobem, tj. jako by adresát o doručení na elektronickou adresu nepožádal. Žádat o elektronické doručení by měl pouze ten, kdo zároveň vlastní kvalifikovaný certifikát vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.

Úřední deska

Třetí důležitou oblastí je úřední deska. Správní řád obsahuje novou definici úřední desky (§ 26). Každý správní orgán zřizuje právě jednu úřední desku, která musí být nepřetržitě veřejně přístupná. Obsah úřední desky je třeba zveřejnit též způsobem umožňujícím dálkový přístup. Při nedodržení tohoto ustanovení nařizuje zákon podobný postup jako v případě elektronické podatelny, v tomto případě uzavření veřejnoprávní smlouvy o zveřejňování obsahu úřední desky způsobem umožňujícím dálkový přístup. Nedojde-li k vzájemné dohodě a uzavření veřejnoprávní smlouvy, rozhoduje v této věci nadřízený správní orgán.

Osobám neznámého pobytu nebo sídla a osobám, jimž se prokazatelně nedaří doručovat, se doručuje veřejnou vyhláškou. Písemnost, popřípadě pouze oznámení o možnosti převzít písemnost, se vyvěsí na úřední desce správního orgánu. V případě vyvěšení písemnosti by mohla být ohrožena ochrana osobních údajů. Proto je alternativa, že na úřední desce je možno zveřejnit pouze veřejnou vyhlášku obsahující oznámení o místě, kde si adresát může zásilku převzít.

Ochrana údajů

Zveřejňování obsahu úřední desky podle § 26 nového správního řádu způsobem umožňujícím dálkový přístup není tedy při dodržování zákona o ochraně osobních údajů naprosto jednoduchou záležitostí. Stanovisko č. 2/2004 Úřadu pro ochranu osobních údajů uvádí, že v souvislosti se zveřejňováním prostřednictvím internetu je třeba osobní údaje pro daný účel anonymizovat, případně rozsah zpřístupňovaných osobních údajů omezit. Je však vždy třeba postupovat tak, aby konkrétní sdělení ještě plnilo svůj účel. Při zveřejňování upravených verzí písemností je doporučeno informovat veřejnost o tom, že je zveřejňována upravená verze dokumentu z důvodů dodržení přiměřenosti rozsahu zveřejňovaných osobních údajů podle zákona o ochraně osobních údajů.