V současnosti je úřední deska definovaná § 112 zákona č. 112/2000 Sb. o obcích. Od 1. 1. 2006 se tento paragraf ruší a v souvislosti s novým správním řádem (zákon č. 500/2004 Sb.) se nahrazuje § 26 tohoto zákona.

Podle legislativy platné od 1. ledna 2006 tedy každý správní orgán zřizuje úřední desku, která musí být nepřetržitě veřejně přístupná. Pro orgány územního samosprávného celku se vždy zřizuje jedna úřední deska. Obsah úřední desky se zveřejňuje i způsobem umožňujícím dálkový přístup.

Úřední deska MUNIS

Modul Úřední deska MUNIS lze funkčně rozdělit na čtyři části:

1. Evidence požadavků na vyvěšení a realizace schvalování těchto požadavků
2. Evidence úřední desky s automatickým upozorňováním na svěšení
3. Úprava dokumentů pro prezentaci úřední desky na internetu
4. Prezentace úřední desky na internetu

Obecně můžeme v souvislosti s úřední deskou rozeznat čtyři typy úkonů -- vyvěšení dokumentu, jeho změna, prodloužení nebo zkrácení doby vyvěšení a svěšení dokumentu.

Evidence požadavků a proces schvalování

Všechny úkony spojené s úřední deskou začínají požadavkem, který může do modulu Úřední deska MUNIS zavést kterýkoliv pracovník úřadu. Přijde-li podnět z vnějšku, pak zavede požadavek do modulu odpovědný pracovník.

Všechny zavedené požadavky musí projít procesem schvalování (oprávněnost a kontrola formální správnosti). Schvalování provádí odpovědná osoba jednoduchým stisknutím příslušných tlačítek. Modul navíc vždy upozorňuje na vznik nových požadavků a zobrazuje pouze ty, které dosud procesem schvalování neprošly. Většinou lze již při zápisu požadavku zjistit, zda je schválen. Na větších úřadech umožňuje modul také postupné korekce, např. chybí-li důležitá příloha, může se vrátit k doplnění. Požadavek na vyvěšení dokumentu může být do modulu Úřední deska MUNIS předán i z jiných modulů IS MUNIS, nejčastěji se tak děje z modulu Kancelář, který slouží pro vedení spisové služby úřadu.

Možnosti schvalovacího procesu ukazuje ještě přehledně následující přehled:

Odpovědná osoba má náhled všech neschválených požadavků a může provést:

• Schválení
  • beze změny
  • se změnou doby platnosti
• Neschválení z důvodu
  • neoprávněnosti požadavku
  • chybných dat, které má opravit zadávající a znovu požadavek vznést
    • požadavek zůstává pod stejným číslem
  • chybného obsahu, který je třeba doplnit nebo pozměnit a znovu požadavek vznést
    • požadavek zůstává pod stejným číslem

Evidence úřední desky

Je-li schválen požadavek na vyvěšení dokumentu, dostane osoba provádějící příslušné úkony pokyn k vyvěšení. Dokument prvotně v elektronické podobě může vytisknout pro vyvěšení na klasickou úřední desku. Dokument v papírové podobě obdrží provádějící osoba od pracovníka, který provedl schválení. Vyvěšení na klasické úřední desce je třeba v modulu potvrdit stiskem příslušného tlačítka. Před vyvěšením elektronickou cestou je potřeba provést ještě úpravy dokumentu.

Je-li schválen požadavek na změnu vyvěšeného dokumentu, dostane opět prostřednictvím modulu provádějící osoba příslušné pokyny. Jejich provedení pro klasickou úřední desku se potvrzuje jedním stiskem příslušného tlačítka.

Je-li schválen požadavek doby platnosti, provedou se příslušné změny v evidenci úřední desky. Jestliže je důsledkem změny platnosti požadavek na okamžité svěšení dokumentu, řeší se toto standardní cestou automatického připomínání svěšení.

Pokud vyprší doba vyvěšení dokumentu, dává modul ihned zprávu provádějící osobě, že je třeba příslušné dokumenty svěsit fyzicky z klasické úřední desky. V případě prezentace úřední desky na internetu se tento úkon provede automaticky.

Díky elektronické evidenci v modulu Úřední deska MUNIS lze kdykoliv přímo vytisknout aktuální seznam vyvěšených dokumentů a je možné prohlížet a tisknout i historické pohledy.

Úpravy dokumentů

Pro vyvěšování dokumentů na klasickou úřední desku není třeba žádných speciálních úprav. Složitější je to u prezentace úřední desky prostřednictvím internetu. Zde je potřeba úprav, které lze rozdělit do tří kroků, jenž však mohou mít různé pořadí:

1. Převod do formátu vhodného pro prezentaci na internet
   • pro dokumenty prvotně v papírové podobě to znamená digitalizaci
   • pro dokumenty prvotně v elektronické podobě to může znamenat změnu formátu
2. Úprava písemnosti vzhledem k dodržování zákona na ochranu osobních údajů
3. Zabezpečení dokumentu proti změně technologiemi elektronického podpisu

Modul Úřední deska obsahuje podpůrné prostředky pro první dva kroky. Jako výsledný formát prezentace na internetu se nejlepším jeví formát PDF. Proto nejen modul Úřední deska MUNIS obsahuje konvertor vybraných vstupních formátů do formátu PDF. Zabezpečení dokumentu proti podvrhům lze zajistit nejlépe pomocí elektronického podpisu.

Prezentace úřední desky na internetu

Přístup občanů k elektronické úřední desce je realizován odkazem z hlavní prezentace města či obce na portál iMUNIS, kde jsou všechny prezentované písemnosti uloženy ve formátu PDF a formátu se zaručeným elektronickým podpisem EML (pro ověření pravosti).

Verze modulu Úřední deska MUNIS

Modul Úřední deska MUNIS je dodáván ve dvou verzích:

1. verze pro evidenci úřední desky bez on-line vazby na elektronickou prezentaci -- tato verze je vhodná pro uživatele, kteří nechtějí využívat služeb portálu iMUNIS, ale začlení si elektronickou prezentaci obsahu úřední desky do vlastních www stránek,
2. verze s on-line vazbou na elektronickou prezentaci -- tato verze umožňuje splnit všechny nároky kladené legislativou nového správního řádu a dalších souvisejících zákonů bez nutnosti dalších investic.