Na základě platné legislativy musí každý orgán veřejné moci, který přijímá podání podle správního řádu, občanského soudního řádu, trestního řádu anebo zákona o správě daní a poplatků, mít zřízenu elektronickou podatelnu. Provoz elektronické podatelny se řídí přesnými pravidly danými vyhláškou č. 495/2004 Sb. Definované postupy jsou obdobou příjmu klasických podání převedených do elektronické podoby.

Pokud je na úřadě využívána i k vedení klasické podatelny výpočetní technika, pak se metodiky zpracování obou druhů podání ještě více přiblíží.

Postavení elektronické podatelny v rámci IS MUNIS

Elektronická podatelna MUNIS splňuje všechny nároky kladené platnou legislativou na provoz elektronických podatelen. Navíc již v současné době plně vyhovuje novému správnímu řádu, který bude platit od 1. ledna 2006.

Modul je realizován jako emailový klient, který je nadstavbou klasické podatelny. Tím lze velmi pohodlně zaručit vedení veškeré došlé pošty jedním způsobem na jednom místě. Elektronická komunikace je zajištěna prostřednictvím standardních protokolů POP3 a SMTP. Program je atestován dle zákona o informačních systémech veřejné správy.

Provoz elektronické podatelny znamená mimo jiné přesnou evidenci doručených elektronických zásilek. Přímočarým rozšířením je tedy celková elektronická evidence veškeré doručené pošty. Dojde tím ke sladění pravidel pro příjem obou druhů dokumentů (písemných i elektronických). Proto je v rámci IS MUNIS elektronická podatelna automatickou součástí modulu Kancelář, který slouží pro vedení spisové služby úřadu. Samozřejmě lze využívat pouze část elektronické podatelny bez návaznosti na další oběh dokumentů po úřadě. Nicméně změny v legislativě platné od 1. ledna 2005, zejména vyhláška č. 646/2004 Sb. ze dne 13. prosince 2004 o podrobnostech výkonu spisové služby, požadují přesnou evidenci dokumentů včetně zabezpečení sledování jejich předávání a přebírání zachycujícím jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem (dle 3). To lze bez vedení spisové služby pomocí výpočetní techniky jen těžko splnit.

Hlavní výhody elektronické podatelny MUNIS jsou:

• Levné a technicky nenáročné řešení
• Snadná obsluha
• Jednotné postupy pro všechny druhy podání
• Přímá integrace se spisovou službou

Popis modulu

Modul Elektronická podatelna MUNIS zajišťuje všechny kroky dle výše uvedené srovnávací tabulky postupů podatelny.

K příjmu pošty od poštovního serveru dochází v pravidelných intervalech, lze jej také vynutit ručně stiskem příslušného tlačítka. Ještě před prohlížením došlé pošty dojde k automatickým kontrolám elektronického podpisu a certifikátu, o jejichž výsledku je uživatel informován dvojím způsobem:

• v celém rozsahu popisným textem
• ve zjednodušené podobě barevnou legendou.

Program sám nabízí další zpracování zásilky podle nastaveného funkčního schématu. V některých případech má obsluha možnost rozhodnout o dalším postupu zásilky přímo, např. pokud odesílatel zašle tutéž přílohu v několika formátech, z nichž jen některé jsou vybranou podatelnou akceptovatelné.

Po potvrzení rozhodnutí, zda zásilka bude či nebude přijata jako elektronické podání, je vytvořena na základě předpřipravených vzorů automatická odpověď. Při přijetí zásilky dojde k přímému zápisu do celkového podacího deníku úřadu. Další osud elektronického podání je pak stejný jako v případě klasického podání.

Modul elektronická podatelna též nabízí celou řadu tiskových výstupů včetně podrobného tisku jednotlivých zásilek nebo povinného protokolu došlých elektronických zásilek.

Několik praktických zkušeností se zaváděním elektronické podatelny na městských úřadech

Jedním z městských úřadů, který využívá k realizaci své elektronické podatelny modul IS MUNIS je i MěÚ Sezemice. Pro tento úřad platí, že zavedení elektronické podatelny bylo dalším důvodem k urychlení zavádění elektronické spisové služby, která je na úřadě plně využívána od jara letošního roku.

Elektronická komunikace je stále více vyžadována legislativou, a proto je třeba, aby nejen pracovníci podatelny, ale všichni úředníci zvládali práci s certifikáty a elektronickým podpisem. Pro větší seznámení pracovníků s problematikou elektronického podpisu a jeho rychlejší zavedení do každodenní praxe zvolili na MěÚ Sezemice cestu přes využití certifikátů vystavených vlastním serverem pro interní potřebu. Tím, že každý pracovník má vlastní certifikát, je zaručena důvěryhodnost předávaných zpráv v elektronické podobě. Je zaručena identifikace podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě a při tom se nemusejí zatím vynakládat finanční prostředky za kvalifikovaný certifikát. Vlastní certifikát lze jednoznačně spojit s konkrétní osobou a umožnit tak její identifikaci. Pracovníci si mohou vzájemně zasílat různé zprávy, informace a vyjádření, které potřebují ke své činnosti. Jejich práce se urychlí a zpříjemní.

Další zkušenosti, které jistě stojí za to prezentovat, jsou z MěÚ Luhačovice. Tento úřad využívá nejen elektronickou podatelnu, ale celý informační systém MUNIS.

Pořízení kvalifikovaných certifikátů pro pracovníky úřadu je spojeno s určitými náklady, které však ve výsledku mohou přinést výrazné úspory. Současná legislativa umožňuje odesílání dokumentů na vědomí institucím jako jsou krajský úřad, hasiči či krajská hygienická stanice elektronickou cestou. Zejména v rámci stavebních řízení tak lze uspořit poštovné, neboť jednotlivé vypravení elektronické zásilky opatřené zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu je již bezplatné.