Zákon č. 41/1993 Sb., o ověřování shody opisů nebo kopie s listinou (vidimace) a o ověřování pravosti podpisu (legalizace), ve znění pozdějších předpisů, umožňuje obecním a městským úřadům provádět vidimaci a legalizaci.

Tyto úřady pak při ověřovacím úkonu dají otisk ověřovacího razítka na příslušný dokument, ručně vyplní povinné informace v otisku razítka a nakonec provedou záznam do ověřovací knihy. Mnohdy se stává, že přijde občan, který potřebuje ověřit podpis na větším počtu smluv. Tento úkon pak zabere zbytečně mnoho času při ručním vyplňování stejných informací postupně do všech smluv s ověřovaným podpisem.

Platná legislativa nebrání využití výpočetní techniky pro zjednodušení a urychlení popsaného postupu. Otisk ověřovacího razítka lze nahradit vytištěným štítkem se stejnými údaji, pokud se při tom dodrží následující pravidla:

1. všechny povinné údaje jako na otisku ověřovacího razítka,
2. přes dva rohy nalepeného štítku se umístí otisk kulatého razítka,
3. přidá se vlastnoruční podpis odpovědného pracovníka.

Nový modul MUNISu

Nový modul Legalizace a vidimace MUNIS využívá této možnosti a ulehčuje tedy práci úředníkům, kteří provádějí ověření. Stejné informace zadají pouze jednou, avšak tisknou je v libovolném množství. Tiskne se na samolepící štítky (print etikety). Obsluha může určit pozici, od které tisk začne, tak, aby bylo možné postupně využít celý arch A4. Potištěný štítek se sloupne, nalepí na dokument, podepíše a přes roh (rohy) se umístí malé kulaté razítko. V některých případech se vytiskne o jeden štítek více, který je možné použít místo ručního záznamu do ověřovací knihy.

Tiskové předlohy ověřovacího razítka lze jednoduše upravovat dle místních zvyklostí a obsahu. Modul při instalaci obsahuje několik vzorových sestav. K úpravě se využívá český generátor, který disponuje mnoha možnostmi nastavení a umožňuje tisk s přesností 0,25 mm. Objekty (položky sestavy) je možno posouvat myší, je možné měnit vlastnosti písma anebo přidávat grafické prvky.

Každá tisková sestava může být před vytištěním prohlédnuta na obrazovce, a to přesně v podobě, jak bude vytištěna. Vlastní tisk probíhá standardně přes ovladače nainstalovaných tiskáren a díky tomu nedochází k problémům při tisku na různé typy tiskáren (znakové sady, různé délky stránky apod.).

Výhodou tohoto uspořádání je, že se mohou použít běžně dostupné tiskárny. Doporučené jsou tiskárny laserové, aby byla zaručena co nejlepší kvalita tiskového výstupu. Tisk se provádí na standardní samolepící štítky velikosti DIN A4 (210 a 297 mm), u nichž je uvedeno, že jsou vhodné pro použití v laserových nebo inkoustových tiskárnách. Výslednou podobu tištěného štítku je ještě vhodné předložit ke schválení nařízenému orgánu.

Modul Legalizace a vidimace MUNIS je jedním z řady modulů IS MUNIS, což přináší další výhody spolupráce, např. s modulem Pokladna. Tato vazba umožní automatické vytvoření příjmového pokladního dokladu s částkou, jménem a adresou plátce, zařazení mezi ostatní pokladní doklady a jeho vytištění. Modul Legalizace a vidimace MUNIS lze však plnohodnotně provozovat jako samostatnou aplikaci.