Tento článek je určen všem úřadům vykonávajícím působnost na úseku matrik podle zákona č. 301/2000 Sb. o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů. Tento zákon nabyl účinnosti 1. července 2001, s výjimkou ustanovení § 6 odst. 2, které nabude účinnosti k 1. lednu 2006. Podle tohoto ustanovení se matriční události, matriční skutečnosti, změny a opravy souběžně vedou pomocí výpočetní techniky.

To znamená, že dosavadní možnost vedení matriky pomocí výpočetní techniky se od 1. ledna 2006 stává povinností.

Prováděcí vyhláška Ministerstva vnitra k zákonu o matrikách č.207/2001 Sb. byla doplněna 2.června 2005 konečnou verzí směrnice k jednotnému postupu matričních úřadů při souběžném vedení matričních knih pomocí výpočetní techniky (č. j.: VS-95/60/2-2005). Uvedený dokument je velice důležitý jak pro matriční úřady, tak pro softwarové společnosti zabývající se vývojem souvisejícího programového vybavení.

Směrnice přesně stanovuje podmínky pro souběžné vedení matričních knih pomocí výpočetní techniky a určuje, co musí programové vybavení umožňovat. Požadavkům této směrnice, která se v mnohých bodech odvolává na uvedený zákon a vyhlášku, plně vyhovuje nová verze programu Matrika vyvinutého společností Triada. Program je postaven na technologii SQL a je jedním z mnoha programů komplexního informačního systému pro města a obce s názvem MUNIS.

Program Matrika

Program Matrika samozřejmě umožňuje vedení všech třech matričních knih (narození, manželství a úmrtí), do kterých se zadávají všechny zákonem stanovené druhy zápisů (matriční události, matriční skutečnosti a změny a opravy zápisů). Lze vést souběžně více než jeden svazek pro jeden druh matriční knihy.

Všechny druhy zápisů se do matričních knih vkládají prostřednictvím:

• Zápisu do matriční knihy, kterým se rozumí zapsání údajů o narození, uzavření manželství nebo úmrtí (matriční události) podle časové posloupnosti uvedených matričních událostí.
• Dodatečného zápisu do matriční knihy, který znamená zapsání údajů o narození, uzavření manželství nebo úmrtí (matriční události) mimo časovou posloupnost uvedených matričních událostí.
• Dodatečného záznamu do matriční knihy, což znamená např. zapsání rozhodnutí o prohlášení manželství za neplatné, nebo o tom, že manželství nevzniklo, rozvod manželství, údaje o osvojení, určení rodičovství, změně jména nebo příjmení (matriční skutečnosti) a další skutečnosti, jimiž se mění a doplňují zápisy v matriční knize, a to až po uzavření zápisu.
• Opravy zápisu v matriční knize, kterou se rozumí opravení chybných či nesprávných údajů v zápisu, dodatečném zápisu nebo dodatečném záznamu v matričním knize.

Uzavření zápisu, dodatečného zápisu, dodatečného záznamu nebo opravy zápisu v matriční knize, se provede podpisem matrikáře s uvedením data, kdy byly pořízeny (podle 51 zákona o matrikách), přičemž podpis je dán automaticky přihlášeným uživatelem do programu a datumový údaj je rozšířen o časový údaj provedení příslušeného elektronického zápisu.

Uzavřené záznamy jsou programově zablokovány proti dalším opravám či změnám. Pro zvýšení důvěryhodnosti se připravuje implementace elektronického podpisu. Pro všechny zápisy v daném kalendářním roce je automaticky veden abecední jmenný rejstřík s odkazem na číslo matričního listu a zápisu.

Po uzavření zápisů lze na předepsané formuláře tisknout matriční doklady (rodný, oddací a úmrtní list). Nastavení přesného tisku do předepsaných formulářů je v programu díky implementovanému českému generátoru tiskových sestav velice jednoduché a intuitivní.

Program dále umožňuje tisk matričního listu nebo jeho části, potvrzení o údajích zapsaných ve svazku matriční knihy, doslovného výpisu v rozsahu uvedeném ve svazku matriční knihy rukopisně vedené a tisk dalších formulářů, jako je protokol o uzavření manželství, osvědčení k uzavření církevního sňatku, abecední jmenný rejstřík apod.

Vyhledávání zápisů matričních událostí je možné podle příjmení i jména, podle rodného čísla a data narození fyzických osob, nebo podle data a místa matriční události, nebo podle svazku, ročníku, listu a pořadového čísla zápisu matriční události.

Napojení na evidenci obyvatel

Program Matrika je standardně napojen na další modul informačního systému MUNIS společnosti Triada, Evidenci obyvatel. Díky tomu již není potřeba znovu vyplňovat údaje o trvale bydlících občanech. Při zápise údajů je samozřejmostí kontrola smysluplnosti vkládaných dat (např. správného data), kontrola rodného čísla (známá dělitelnost číslem 11) a automatické předvyplňování údajů, které lze získat z již zadaných dat (např. datum narození a pohlaví se vyplní automaticky podle zadaného rodného čísla). Např. zápis do elektronické knihy narození v programu Matrika je tak poměrně rychlý a maximálně chráněný proti chybám.