V poslední době stále více úřadů využívá k informování svých občanů systémy na hromadné rozesílání krátkých textových zpráv SMS. Obce tak mohou sdělovat informace velmi rychle z jakéhokoliv počítače připojeného na internet a mají téměř 100% jistotu, že se jejich sdělení k občanům opravdu dostanou.

Postup zavedení systému

K tomu, aby začal v obci systém pro hromadné rozesílání SMS zpráv občanům fungovat, si musí obecní úřad vybrat a zakoupit vhodný software. Ten není většinou vůbec nutné instalovat přímo na úřadě. Program je tzv. hostovaný, to znamená, že k němu obsluha přistupuje prostřednictvím libovolného počítače, který je připojený k internetu. Ve většině případů je možné zprovoznit celý systém na dálku, pouze zasláním příslušných licencí a konzultací s pracovníky dané firmy po telefonu. Pokud si obec není při zavádění systému zcela jistá, může samozřejmě požádat dodavatelskou firmu o návštěvu servisního technika, který přímo na úřadě zaškolí obsluhu, a systém nastaví pro použití v konkrétních podmínkách obce.

Ke službě se přistupuje prostřednictvím zadání příslušného uživatelského jména a hesla. Vzhledem k tomu, že k systému se dá přihlásit z jakéhokoliv počítače s připojením na internet, lze v případě potřeby poslat občanům SMS zprávu nejenom z počítače na obecním úřadě, ale například i z domu, zaměstnání, knihovny, kavárny atd. Velkou výhodu to skýtá především v době krizových událostí. K přístupu do systému je možné oprávnit více zaměstnanců úřadu, respektive osob, které budou mít na základě předem dohodnutých práv možnost jednotlivé SMS rozesílat. Jedná se například o místostarostu, účetní, velitele hasičů atd.

Informační kanály

Většina systémů umožňuje vytvoření tzv. informačních "kanálů". Ty slouží k nadefinování skupin adresátů na základě vzniku určité potřeby. Vhodné je všude vytvořit základní kanál (například pod názvem OBEC), který slouží k hromadnému obeslání všech občanů, a ve kterém bude úřad sdělovat informace týkající se základního chodu obce. Libovolným způsobem je pak možné vytvořit další kanály -- například ZASTUPITELSTVO. Do něj se přihlásí všichni zastupitelé a obec tak má možnost je velmi rychle obeslat všechny zároveň. Obdobně se dají vytvořit kanály HASIČI, FOTBAL, AEROBIC…

Další vhodné využití se nabízí zřízením kanálu HLÁŠENÍ, do kterého jsou zasílány opisy obsahu zvukových hlášení obecního rozhlasu. K této službě se pak mohou přihlásit zejména občané, kteří z různých důvodů tato hlášení nemohou slyšet. Takový kanál obec většinou zpoplatňuje. V každém případě ale záleží na konkrétních podmínkách v dané obci. Strukturu kanálů je nutné předem řádně rozmyslet, aby se v ní občané správně zorientovali.

Přihlašování občanů do systému

Zavedení služby do provozu je třeba v obci maximálně reklamovat. K tomu je možné využít obecní zpravodaj, internetové stránky, vyhlášení obecním rozhlasem, letáky do schránek, kabelovou televizi, úřední desku, vývěsku v obchodě (v hospodě, u kadeřníka, na autobusové zastávce…). Kampaň musí být déle trvající, velmi intenzivní a musí se v ní vysvětlit důvody pro zavedení služby a přínosy pro občana.

Pro co možná nejefektivnější předání informací občanům je nutné, aby se ke službě přihlásil co největší počet obyvatel v obci. Není dobré po občanech vyžadovat, aby svoje jména a telefonní čísla hlásili přímo na obecních úřadech. Naopak je potřeba občanům zdůraznit, že přihlášení k této službě je z jejich strany dobrovolné a anonymní a probíhá na základě jednorázové registrační SMS, která není zpoplatněna žádným zvýšeným tarifem. V poslední době se lidé stále více obávají o své soukromí, proto je potřeba, aby se s údaji (telefonním číslem a jménem) zacházelo velmi obezřetně.

Přihlášení občana v praxi vypadá tak, že občan z mobilního telefonu, na který chce zprávy dostávat, pošle tzv. registrační SMS. Ta má přesně definovaný tvar a přímo určuje, do kterého kanálu se občan přihlašuje. Stejným způsobem je možné se z kanálu odhlásit, tzn. opět zasláním jedné SMS zprávy. Jakmile do systému dorazí registrační SMS, zobrazí se obsluze v jednotlivých kanálech konkrétní adresáti. Tím odpadá úřadu složité evidování občanů, jejich nahlašování, změny telefonních čísel atd.

Tvar a počet posílaných zpráv

Zpočátku přesně občané nevědí, co všechno si pod danou službou mají představit a co přesně jim bude úřad zasílat. Budou se proto přihlašovat postupně a pravděpodobně dají až na "dobrou radu souseda". Hlavně v úvodní fázi je proto třeba věnovat zvýšenou pozornost kvalitě a počtu odesílaných SMS zpráv. Pokud budou sdělení pro občany přínosná, řeknou si to mezi sebou navzájem a začnou se ke službě přihlašovat stále ve větší míře.

Zprávy musí mít dobrou informační hodnotu. Sdělení typu: "Na obecním úřadě bude vybírán poplatek za psa za rok 2006 v termínu od ... do", budou občany od přihlášení se ke službě jenom odrazovat. Zároveň nesmí dojít k tomu, že bude zpráva občana obtěžovat. Dobrým standardem je poslat maximálně jednu zprávu týdně a minimálně jednu zprávu měsíčně. Více SMS za týden, respektive za den občana obtěžuje (samozřejmě s výjimkou krizových situací). Pokud by na druhé straně došlo při posílání zpráv k delší časové prodlevě, občané budou zapomínat, že daná služba vůbec existuje.

Délka zprávy je omezena na 160 znaků, a proto je velmi žádoucí každou SMS správně formulovat. Její výklad musí být jednoznačný a srozumitelný, jednoduchý a nesmí o něm být žádné pochyby. Než SMS odejde z úřadu, měla by být zkontrolovaná, tzn. neměly by se v ní objevit překlepy nebo gramatické chyby. Je dobré zkontrolovat, zda jsou správně zapsané především údaje obsahující data, časy a čísla. Pokud se celý text nevejde do jedné SMS zprávy, je vhodné občany upozornit, že bližší informace najdou na webových stránkách obce, úřední desce, obecním úřadě, plynárně atd.

Každá SMS zpráva by měla hned v úvodu obsahovat název obce, aby občan věděl, od koho mu sdělení přišlo (v telefonu příjemce se zobrazuje jako odesílatel operátor uživatele). Zpráva tak může mít například následující podobu: "OU Koprivna: Od 10. do 31. 7. 2006 bude z duvodu opravy uzavrena silnice SUMPERK -- HANUSOVICE. Pro obcany s trvalym pobytem v nasi obci je prujezd povolen."

Efektivní využívání systému

Pokud by se obec obávala velkého počtu přihlášených uživatelů, a potažmo tak velkých nákladů na rozesílání SMS zpráv, je možno informovat občany v tom smyslu, aby se za rodinu přihlásil ke službě vždy jenom jeden zástupce. Problém může nastat se staršími občany, kteří mobilní telefon nemají. V takové situaci je vhodné, aby se místo nich do systému přihlásila osoba jim blízká, která je schopna jim zprávu předat (syn, dcera, soused, opatrovník…).

Systém na hromadné rozesílání SMS zpráv je možné využít nejen pro informování trvale žijících obyvatel, ale například i chatařů a chalupářů, protože je to většinou jediná možnost jak jim dát vědět, co se právě děje v obci, a že kupříkladu došlo k ohrožení jejich majetku.

Velmi nebezpečná může být krizová komunikace, proto pokud nastane, je potřeba postupovat nanejvýš obezřetně. Krizové SMS jsou většinou rozesílány ve spěchu a případné chyby pak mohou napáchat více škody než užitku. Proto je v těchto případech obzvlášť důležité klást důraz na jasné formulace. Pozor by si obec měla dávat také na šíření poplašných zpráv a paniky.

Závěrem

Systémy na hromadné rozesílání SMS zpráv nabízí obcím i další využití, jako je například pořádání anket a hlasování, svolávání různých zájmových spolků v rámci obce (sokol, včelaři, zahrádkáři…) atd. Stejně jako při posílání zpráv občanům tu platí, že za minimum peněz se informace ihned dostanou přímo k adresátovi. Vzhledem k tomu, že SMS zpráva je v současnosti nejefektivnější a nejrychlejší prostředek pro předávání informací, měla by se dnes už každá obec snažit využít ji především ve svůj prospěch.