Služba iMunis SMiS je systém pro hromadné rozesílání SMS s využitím přímého propojení aplikace s SMS centry všech GSM operátorů v ČR. Po jeho zavedení má úřad možnost efektivně informovat občany o dění v obci a také komunikovat s určitými skupinami adresátů jak v rámci úřadu (operativní svolání porady) tak i mimo úřad (informování veřejnosti).

Podstatná je totiž skutečnost, že již v roce 2005 připadalo na 100 obyvatel více než 125 aktivních mobilních telefonů (údaj dle Českého telekomunikačního úřadu) a SMS zpráva se k občanům dostane velice rychle a spolehlivě, ať jsou zrovna v práci nebo kdekoliv jinde. Jedná se tedy o doplněk, nebo spíše náhradu obecního rozhlasu, jehož základním omezením je nemožnost informovat občany, kteří jsou většinu dne mimo obec.

Široké využití má tato služba také v krizové komunikaci při řešení mimořádných situací. Informování občanů v době krize prostřednictvím služby iMunis SMiS je velice účinné a je možné i po vyřazení základních informačních prostředků z provozu (kabelová televize, obecní rozhlas, elektřina). Službu je totiž možné ovládat i přímo z mobilního telefonu bez přístupu na Internet.

Bezpečná komunikace

Systém umožňuje i zpětnou kontrolu všech odeslaných SMS včetně různých statistik a dalších výstupů. Ovládání služby iMunis SMiS je pro uživatele možné prostřednictvím Internetu a zabezpečené komunikace, což poskytuje velice komfortní a intuitivní ovládání, nebo pomocí autorizovaného mobilního telefonu, což je výhodné zejména v krizových situacích nebo v případech, kdy uživatel zrovna nemá přístup na Internet. V obou případech je přístup chráněn tak, aby SMS zprávu nemohla vložit do systému neoprávněná osoba. Služba tedy nemůže být takto zneužita, to posiluje její důvěryhodnost i v očích občanů.

Další možností využití služby iMunis SMiS je v jejím přímém napojení na vnitřní spisovou službu úřadu realizovanou prostřednictvím modulu Kancelář Munis. Potom mohou vybraní pracovníci nebo členové zastupitelstva či rady dostávat vybrané automaticky generované informace například o jim přidělených dokumentech k vyřízení anebo změnách v plánování. I toto využití se může stát podstatným v době krize, kdy se plánují operativní schůzky krizového štábu atd.

Využití služby na MěÚ Podebrady

Poděbrady jsou lázeňským městem s velkým množstvím zeleně skládající se z udržovaných parků, lesoparků a lužního lesa. Město má přibližně 13 000 obyvatel a leží 50 km východně od Prahy. Městem protéká řeka Labe, do níž se vlévá Cidlina. Řeka Labe se pravidelně částečně vylévá ze svého koryta až k městské části Polabec.

Z důvodu řešení lepší informovanosti obyvatelstva při různých nepředvídatelných situacích a také z důvodu potřeby rychlé informovanosti Zastupitelů pověřilo v roce 2004 vedení úřadu odbor informatiky řešením tohoto problému. Naše vedení bylo velice dobře informováno o novinkách v komunikačních technologiích, a proto přímo zadalo řešit problém pomocí služby na hromadné rozesílání SMS zpráv.

Zadané služby provozuje více dodavatelů. Provedli jsme srovnání jak z hlediska finanční náročnosti, tak z hlediska rozsahu poskytovaných služeb. Výsledkem bylo doporučení pořízení aplikace iMunis SMiS od firmy Triada. Při výběru jsme dále vzali v úvahu ochotu firmy akceptovat a realizovat připomínky vznesené uživatelem a zkušenosti z rozsáhlé spolupráci s firmou Triada.

Možnosti komunikace

Rozsah možností komunikace jsme rozdělili na tři základní skupiny:

1. komunikace mezi úřadem a vedením města
2. komunikace mezi úřadem a zastupiteli města
3. komunikace mezi úřadem a občanskou veřejností

Každá komunikace obsahuje několik komunikačních kanálů. V současné době jich máme celkem 18:

• Krizový,
• Informatici,
• Úředníci,
• Bezpečnostní rada,
• Krizový štáb,
• Povodňová komise,
• Rada města,
• Zastupitelstvo města,
• Info -- obecný informační kanál využívaný od připomenutí veřejných zasedání, kulturních akcí až po upozornění na zkoušku sirén,
• Krizové mobily,
• Povodňová komise Cidlina,
• Povodňová komise Labe,
• Obce ve správním území -- Poděbrady,
• Velitelé jednotek SDH,
• Povodňová komise Nymburk,
• Povodňová komise Lysá,
• Vedoucí prac. skupin KŠ
• Zástup. vedoucích prac. skupin KŠ.

Protože služba iMunis SMiS je provozována na prostředcích mimo naši lokalitu, je tím do jisté míry zajištěna nezávislost na místních komunikačních technologiích. Přistupovat ke službě (rozesílat hromadné SMS do určitých kanálů) mohou pouze vybraní pracovníci. Ti však mohou využívat jen kanály, ke kterým mají povolení. Rozeslat SMS zprávu je možné pomocí mobilního telefonu nebo přes internetové služby z kteréhokoliv počítače, jenž je připojen na internet.

Postup registrace

Veřejnost je vhodné informovat o nové službě účinným způsobem. Sám občan si potom vybere, zda se chce zaregistrovat. Postup registrace je umístěn na našich WWW stránkách a dále jsme jej uveřejnili v místních novinách. Jako mimořádná příležitost se nám naskytlo rozesílání předpisů k poplatkům za komunální odpad. Na rub tohoto dopisu jsme natiskli postup přihlášení do služby se stejným obsahem jako je na WWW stránkách.

Služba iMunis SMiS je naším úřadem provozována od března 2004. Na začátku se k odběru veřejných informací přihlásilo pouhých 150 občanů, což při přepočtu průměrně tříčlenné domácnosti dělá 3,5 % obyvatel města. Nicméně od té doby počet přihlášených uživatelů neustále narůstá. Hojně využívány jsou také kanály pro komunikace vedení města a zastupitelů, kde již od prvopočátku byla samozřejmě velmi vysoká účinnost.

Povodně na jaře 2006

Krizová situace, při níž byl s úspěchem využit systém iMunis SMiS nastala při jarním tání roku 2006. V noci z 27. 3 na 28. 3. 2006 byl na Labi v Poděbradech dosažen I.stupeň povodňové aktivity (SPA). Postupně docházelo k vzestupu hladiny, přičemž II.SPA bylo na Labi v Poděbradech dosaženo v ranních hodinách 29. 3. 2006. Nicméně ve stejný den povodňová komise v průběhu jednání na základě prognózy Povodí Labe o dalším zvyšování hladiny řeky přijala rozhodnutí vyhlásit již III. SPA od 12.00 hod.

Nejvážnější situace nastala ve dnech 31. 3. až 3. 4. 2006, kdy hladina vody poměrně rychle stoupala. Nejvýše stoupla hladina řeky 3. 4. 2006, kdy ve 14 hod. dosáhla výšky 360 cm nad běžný stav hladiny Labe a tento stav přetrval až do půlnoci 3. 4. 2006. Zatopeny byly části Poděbrad Polabec a Kluk.

Pro občany v zaplavených částech města byly zajištěny základní potřeby pro přežití této mimořádné situace. Průběh povodně nevyžadoval nařízení celoplošné evakuace, za pomocí města byly evakuovány pouze 2 rodiny s dětmi.

SMS aktivita

Během celého období bylo rozesláno celkem 98 různých SMS zpráv. Využívali jsme jak kanály pro užší okruhy odběratelů (33), tak informační kanály pro veřejnost (65). Informace byly zadávány jednak z Internetu, ale i z mobilních telefonů. Určitým problémem byla pouze špatná osvěta u těch, kteří texty informačních SMS zpráv připravovali. Jen kvalitní informace podávané včas, v odpovídajícím rozsahu a správném místě mají tu správnou hodnotu. V začátku povodní však byl počet rozesílaných zpráv nedostatečný a situace se zlepšila až 30. 3. 2006. 

Konkrétní využití služby

V období před povodněmi se k odběru veřejných informací pomocí služby iMunis SMiS přihlašovalo přibližně 130 nových občanů za půl roku a nárůst byl víceméně lineární. Během povodní se v krátké době přihlásilo dalších 194 občanů, což znamenalo celkový nárůst odběratelů o 35 %.

Průběh nárůstu přihlášených občanů je znázorněn na uvedeném obrázku.

Z obrázku je patrno, že nárůst nebyl jednorázový při vzestupu hladiny, ale trval během celé doby povodní. Lze z toho vyvodit, že se jednak postupně šířila informace o této službě a její "dobré jméno" a zároveň se měnil druh poptávaných informací. Nejen aktuální ohrožení a rychlé informace o vývoji hladiny, ale také pomoc při likvidaci následků v podobě zpráv o odklízení bahna, kvalitě vody atd. byla ve velkém zájmu obyvatelstva a způsobovala onen trvalý nárůst odběratelů.

Náklady akce

V období od 28. 3 do 6. 4. bylo odesláno celkem 50 různých SMS zpráv, což dává průměrně jednu zprávu za necelých 5 hodin. Nicméně jejich odesílání nebylo v čase rovnoměrné, ale docházelo ke kumulacím v dopoledních hodinách, tj. mezi 8 a 10 hodinou, a ve večerních hodinách, tj. mezi 20 hod. a půlnocí.

Časový průběh odesílání zpráv spolu s účinností danou vždy aktuálním počet odběratelů je znázorněn na uvedeném grafu.

Celkové náklady na využití služby iMunis SMiS během povodní činily 52 280 Kč včetně DPH, což odpovídá celkovému počtu 33 794 odeslaných SMS zpráv. Tato částka odpovídá 2,9 % z celkových výdajů, které platila radnice při povodních

Shrnutí

Z hlediska využití služby iMunis SMiS jako systému pro hromadné rozesílání SMS a informování obyvatelstva ukázaly jarní povodně 2006 v Poděbradech, že přístup obyvatel k takovým službám, ačkoliv může být v dobách klidných laxní a malý, prudce během krizových dní narůstá.

Informování obyvatelstva prostřednictvím takovéhoto typu služby tedy má své opodstatnění a přináší kladné výsledky zejména v době nepředvídatelných událostí. Hodnocení kvality práce úřadu a pomoci v během krize se tímto způsobem vylepšuje.

Zpětně tedy hodnotíme naše rozhodnutí z roku 2004 jako dobré. Samozřejmě, že doufáme, že další takové nasazení nebude třeba, ale pokud by přeci jen došlo k nějakým dalším událostem podobného charakteru, jako byly povodně na jaře roku 2006, máme dobrý pocit, že jsme v oblasti možností informování obyvatelstva kvalitně připraveni.