Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů již prošel celým legislativním procesem. Od 1. července 2009, kdy nabude účinnosti, přinese celou řadu změn v oblasti veřejné správy. O některých technických důsledcích tohoto legislativního předpisu pojednává následující článek.

Datové schránky

Návrh zákona o elektronických úkonech, osobních číslech a autorizované konverzi dokumentů, který je všeobecně označován za zákon o e-governmentu, vláda předložila Poslanecké sněmovně Parlamentu ČR dne 28. února 2008. V rámci legislativního procesu došlo k vypuštění části o osobních číslech, což opět oddálilo možnost nahrazení dnes nadužívaného rodného čísla za jiný jednoznačný bezvýznamový identifikátor osoby. Na druhou stranu zavedení institutu datových schránek jako elektronického úložiště, které bude určeno k doručování dokumentů orgánů veřejné moci a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, v zákoně zůstalo. Výsledný zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů podepsal prezident dne 6. 8. 2008. Od 1. července 2009 by tak datové schránky měly vstoupit v život.

Dle § 14 zákona bude informační systém datových schránek spravovat Ministerstvo vnitra. Provozovatelem informačního systému datových schránek bude držitel poštovní licence. Zřízení vlastní datové schránky je ze zákona povinné pro všechny orgány veřejné moci a pro všechny právnické osoby. Fyzické osoby a fyzické osoby podnikající mohou také požádat o zřízení datové schránky. Ministerstvo vnitra jim je na základě žádosti zřídí bezplatně.

V institutu datové schránky lze spatřovat analogii s elektronickou podatelnou, kterou musí všechny orgány veřejné moci provozovat na základě nařízení vlády č. 495/2004 Sb. Podobu elektronické podatelny specifikuje vyhláška č. 496/2004 Sb. Zavedení institutu datových schránek však není míněno jako náhrada elektronických podatelen. Ty podle všeho zůstanou zachovány ve stávajícím rozsahu a funkcionalitě, mezi které patří také jejich malé soudobé využívání. Lze se domnívat, že zavedením datových schránek ale ještě více odčerpá případný tok elektronických zpráv prostřednictvím elektronických podatelen a to ve prospěch datových schránek. Připravované datové schránky mají totiž oproti elektronickým podatelnám dvě velké výhody.

Dle původního vládního návrhu zákona mohly být tři, ale vypuštěním části o osobních číslech datové schránky přišly o obecný jednoznačný identifikátor, který by nebyl specificky určen jen pro potřeby datových schránek, ale měl by naprosto obecné využití. Přednosti datových schránek jsou tedy tyto: Zaprvé komunikace prostřednictvím datových schránek bude mít vyšší zabezpečení než standardní elektronické zprávy (tzv. e-maily). Zadruhé se již dopředu počítá s provázáním informačního systému datových schránek s vnitřními informačními systémy úřadů. Nebude to znamenat násilné změny ve vnitřních IS, které již mají jednotlivé organizace implementovány, ale půjde o dokumentované rozhraní, ke kterému se budou moci IS organizací připojovat pravděpodobně prostřednictvím webových služeb, tj. přes veřejnou datovou síť Internet. Důvodová zpráva k návrhu zákona konkrétně vyčísluje příslušné náklady, které dle propočtů budou ve výsledku rozhodně mnohem nižší než předpokládané úspory plynoucí ze zvýšení elektronické komunikace na úkor komunikace klasické.

Zmíněné výhody naznačují, že se zde počítá se skutečným tokem datových zpráv. Vlastní rozsah využití institutu datových schránek je zákonem specifikován v § 17 odst. 1 následovně: "Umožňuje-li to povaha dokumentu, orgán veřejné moci jej doručuje jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje na místě. Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, orgán veřejné moci doručuje dokument této osobě prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě."

Elektronické spisové služby

Zvýšení elektronické komunikace s sebou přináší zvýšení potřeby tvorby, zpracování, evidování a ukládání elektronických dokumentů. Bohužel do dnešních dní není připraven zákon o elektronickém archivnictví a vše v této oblasti se odvíjí od stávajícího zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Na tento zákon navazuje vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Všechny právní přepisy týkající se spisové služby připouští možnost jejího vedení za použití výpočetní techniky (např. § 63 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.). Tato skutečnost dávala jednotlivým organizacím šanci se již od roku 2005, kdy vstoupily zmíněné předpisy v platnost, naučit využívat nástroje, které umožňují sjednocení vnitřních pravidel organizace pro práci s klasickými i elektronickými dokumenty.

Skutečně lze v posledních letech zaznamenat nárůst implementace elektronických spisových služeb, jak o tom mimo jiné svědčí přednášky přednesené v rámci každoročně pořádané konference Internet ve státní správě a samosprávě v Hradci Králové. Za všechny jmenujme příspěvek "Implementace spisové služby v prostředí městských úřadů I., II. a III. typu" přednesený v rámci konference ISSS 2007 I. Rálišovou, V. Hottmarovou, J. Prokopem a T. Lechnerem (příspěvek je k dispozici na zmíněných stránkách konference).

Zavedení datových schránek ještě posílí důvody pro implementaci elektronických spisových služeb a zároveň prověří kvality jednotlivých dodavatelů ve smyslu vlastní realizace vazby mezi IS datových schránek a vnitřním IS organizací. První zkouška v tomto kontextu již proběhla a bylo jí provázání vnitřních IS organizací s aplikací Czech POINT. Vazbu nabízí samozřejmě většina renomovaných dodavatelů elektronických spisových služeb. Její realizace může být určitým příslibem následného kvalitního provázání s datovými schránkami, které z hlediska zpracování elektronických dokumentů a jejich evidence bude nepochybně významnější než stávající zmíněná vazba na aplikaci Czech POINT.

Kromě nárůstu elektronické komunikace prostřednictvím datových schránek lze předpokládat také nárůst elektronických dokumentů, které bude třeba ve vnitřních IS na úřadech uchovávat. Samozřejmě, že již v dnešní době vzniká v rámci veřejné správy celá řada dokumentů elektronicky, nicméně ve výsledku jsou tyto dokumenty vytištěny a teprve v papírové podobě podepsány a orazítkovány. V případě elektronické komunikace prostřednictvím datových schránek budou na úřady přicházet dokumenty, jež budou opatřeny elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou a jejich uchovávání tak bude muset zůstat v původní elektronické podobě. Již v současné době takové dokumenty na úřady přicházejí prostřednictvím elektronických podatelen, nicméně jejich množství je menší než malé. Zvýšením elektronické komunikace ve veřejné správě tedy způsobí vzrůst nároků na technické vybavení úřadů schopné kvalitně uchovávat a posléze i archivovat elektronické dokumenty.

Elektronická spisová služba Munis

Informační systém Munis společnosti Triada v sobě jako jeden z modulů zahrnuje také elektronickou spisovou službu (modul Kancelář), která může být provozována jak samostatně, tak ve vazbě na další moduly zmíněného IS. Uvedená spisová služba společnosti Triada odpovídá všem platným legislativním předpisům v oblasti archivnictví a spisové služby. Z hlediska evidence dokumentů je volen tzv. smíšený model, kdy dokumenty, které přišly na úřad elektronicky nebo prvotně vznikly v elektronické podobě, jsou uchovávány a evidovány v elektronickém úložišti, a pro dokumenty, které přišly na úřad klasickou poštou anebo vznikly prvotně v papírové podobě, jsou do elektronické spisové služby zaváděny pouze elektronické průvodky. Samozřejmě, že druhou kategorii dokumentů je také možné do elektronické podoby převádět jako celek a pouze doplňovat tzv. metadaty, nicméně tato operace není striktně vyžadována. Obecný vývoj v oblasti elektronických spisových služeb v současné době směřuje právě k tomuto smíšenému modelu. To vychází také ze skutečnosti, že archivace elektronických dokumentů na rozdíl od papírových dokumentů je komplikovanější a dražší a v České republice dosud není ani legislativně vyřešena.

Výhodou elektronické spisové služby Munis je také její provázanost s vlastní elektronickou podatelnou. Splnění povinnosti plynoucí z nařízení vlády č. 495/2004 Sb. při její implementaci jde tedy ruku v ruce se zjednodušením pravidel pro vnitřní oběh dokumentů ve smyslu sjednocení oběhu klasických a elektronických dokumentů, jak bylo popsáno v předchozím odstavci. Elektronická podatelna Munis odpovídá vyhlášce č. 496/2004 Sb. a umožňuje příjem podání podle všech platných předpisů. Lze tak přijímat jak podání opatřená zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, tak podání bez těchto zabezpečujících prvků. Samozřejmostí je automatické prověření platnosti takového elektronického podpisu, resp. kvalifikovaného certifikátu. Jedná-li se v druhém případě o podání podle správního řádu, umožňuje program rychlé vytvoření elektronické zásilky s informacemi pro odesílatele, že je třeba toto podání do pěti dnů doplnit způsobem písemným, ústním do protokolu anebo elektronickým již s připojeným zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu.

V letošním roce byl IS Munis doplněn o propojení s aplikací Czech POINT, což je důležité pro dodržení požadavků zákona o archivnictví a spisové službě a povinnosti vést evidenci vydaných výpisů danou zákonem o informačních systémech veřejné správy. Vazba je tak realizována nejen do modulu Kancelář Munis, který zajišťuje přidělování čísel jednacích, archivaci vydaných výpisů a evidenci v centrálním podacím deníku úřadu (podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě), ale také do modulu Legalizace a vidimace Munis, který zajišťuje evidenci na základě zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, a také umožňuje případné speciální tisky ověřovacích doložek.

Elektronické dokumenty jsou v IS Munis ukládány ve vlastním databázovém úložišti, nicméně s výše uvedeným předpokládaným nárůstem množství vznikajících elektronických dokumentů, které bude třeba v původní elektronické podobě archivovat, se předpokládá také možnost navázání na externí datová úložiště, která se mohou vyznačovat ještě vyšším stupněm zabezpečení a možnostmi archivace rozsáhlejšího množství dokumentů. V každém případě je zřejmé, že IS Munis je technologicky připraven na vazbu s informačním systémem datových schránek, která by měla být realizována podobným způsobem jako vazba s aplikací Czech POINT.

Závěr

V každém případě lze říci, že zavedení komunikace prostřednictvím datových schránek uvnitř veřejné správy i mezi veřejnou správou a právnickými osobami povinně a mezi veřejnou správou a fyzickými osobami na základě jejich žádosti o zřízení datové schránky jednoznačně přinese potřebu vypořádat se s elektronickými dokumenty na úřadech. Prvním krokem ke zvládnutí tohoto úkolu je implementace elektronické spisové služby jako výkonného nástroje pro správu dokumentů. Protože zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů začne platit až od 1. července 2009, mají orgány veřejné moci dostatek času pro zvládnutí práce s elektronickou spisovou službou. Úřad, který bude mít toto vyřešeno dopředu, jistě mnohem snáze zvládne změny plynoucí ze zmíněného zákona a povinná komunikace prostřednictvím datových schránek nebude pro něj žádnou zásadní komplikací. Jedním z informačních systémů, který je připraven Vám s tímto úkolem pomoci, je IS Munis společnosti Triada, konkrétně jeden z jeho modulů Kancelář, který zajišťuje vedení elektronické spisové služby včetně elektronické podatelny.