V poslední době se stále častěji setkáváme s pojmem autorizovaná konverze dokumentů. Kde se tento pojem najednou vzal a proč je tak často zmiňován? Souvisí to s budováním Smart Administration, nebo jinak řečeno efektivní veřejnou správou a především s nástroji vedoucími ke skutečně efektivní veřejné správě.

Dne 17. 7. 2008 byl úspěšně završen legislativní proces -- schválen zákon 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dat. Tento zákon upravuje 3 významné oblasti:

• elektronické úkony orgánů veřejné moci;
• informační systém datových schránek;
• autorizovanou konverzi dokumentů.

O datových schránkách, informačním systému datových schránek, elektronických úkonech a o tom, co přinese, bylo v poslední době napsáno již hodně. V tomto článku se zaměříme na autorizovanou konverzi dokumentů.

Co tedy konverze je?

Podle zákona se konverzí rozumí buď úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě, nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl. S účinností zákona 300/2008 Sb. dochází ke zrovnoprávnění papírových (listinných) a elektronických verzí dokumentů.

Co to znamená?

Od 1. 7. 2009 může být jakýkoliv dokument použit dle potřeby buď ve verzi elektronické nebo listinné. Ve spojení se systémem datových schránek budou orgány veřejné moci zasílat korespondenci do datové schránky tomu, kdo ji bude mít zřízenu a tomu, kdo ji nebude mít, dokumenty pošlou ve stejné podobě jako dnes, tedy v listinné formě. Mezi sebou budou komunikovat prostřednictvím systému datových schránek elektronicky.

Po dlouhých letech, kdy vedle sebe stály prakticky odděleně dva světy -- papírový a elektronický, dojde díky uvedení zákona v reálný život k efektivnímu spojení těchto prostředí.

Musíme si uvědomit, že již dlouhou dobu převážná část dokumentů vzniká primárně v elektronické formě. Až na malé výjimky nebylo možné s těmito dokumenty nakládat se stejným právním účinkem jako s jejich listinnou formou. Jedním ze základních tezí budování Smart Administration a celého konceptu eGON je -- obíhat budou data ne občan.

Tuto tezi nelze naplnit jiným způsobem, než zrovnoprávněním papírové a elektronické verze dokumentů. Jakmile převedeme většinu listinných dokumentů do elektronické podoby, resp. pro další použití je zachováme v původní elektronické formě, dosáhneme fakticky naplnění teze o obíhání dat místo občanů.

Jaký to bude mít dopad?

Jako první mne napadá úspora času, a to jak úředníků, tak samotných občanů. Zákon nařizuje povinnou elektronickou komunikaci v rámci orgánů veřejné moci. Pokud bychom se na úsporu času podívali pouze z pohledu doručování, je zřejmé, že místo doručování listinné formy, která v dnešní době trvá v rozmezí hodin až několika dnů, bude doručování elektronických dokumentů provedeno v řádu sekund.

Když tuto skutečnost postavím proti době k vyřízení nějakého správního úkonu -- např. standardně zavedených 30 dnů, lze si představit, že i tyto doby lze do budoucna zkrátit.

Zpět k vlastní konverzi. K čemu bude sloužit?

Především ke konverzi dokumentů vydaných ještě v době před působností zákona a v neposlední řadě pro umožnění elektronické komunikace. To znamená, že při dodržení daných pravidel lze převést dokument v listinné formě do elektronické podoby. Tento převod mohou dle § 23 zákona provádět pouze kontaktní místa veřejné správy (konverze na žádost) a orgány veřejné moci pro výkon své působnosti. Proces převodu z listinné do elektronické (resp. opačně) se nazývá autorizovaná konverze dokumentů. Zákon také stanoví, kdy konverzi nelze provést, např. nelze konvertovat občanský průkaz, pas apod. Konverze se též neprovádí jedná-li se o výstup z (předchozí) konverze. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy.

Co je potřeba udělat, abychom k 1. 7. byli na autorizovanou konverzi připraveni?

Občané a podnikatelé nemusí dělat nic, pokud budou potřebovat konverzi dokumentů/dat obrátí se na kontaktní místo veřejné správy. Ten, kdo musí začít s přípravou na zabezpečení procesu autorizované konverze dat, je veřejná správa. Jak už bylo uvedeno dříve -- konverzi na žádost budou zajišťovat kontaktní místa veřejné správy, konverzi z moci úřední budou provádět orgány veřejné moci pro výkon své působnosti.

Příprava na konverzi by měla jít nejlépe společně s přípravou na Informační systém datových schránek. Autorizovanou konverzí dokumentů vznikne datová zpráva, kterou úředník kontaktního místa odešle klientovi (žadateli) do jeho datové schránky, resp. kterou úředním OVM použije pro komunikaci s jiným OVM.

Pro technické zabezpečení autorizované konverze dokumentů nebude stačit pouze skener. Co a jak je potřeba udělat, je specifikováno v § 24 zákona. Zde je definováno, jaké náležitosti má ověřovací doložka a jak se provedené konverze evidují. Technické náležitosti provádění konverze stanoví ministerstvo vyhláškou.

To v podstatě znamená, že proces konverze nekončí naskenováním listinného dokumentu a uložením do libovolného formátu, ale je nezbytné dodržet určitá pravidla tak, aby proces autorizované konverze byl nezpochybnitelný a pomocí ověřovací doložky a evidence se dalo dohledat, kdo, kdy a kde konverzi provedl. Jedině tak bude možné rozlišit mezi úředně ověřenou elektronickou kopii dokumentu (vzniklou autorizovanou konverzí) a úředně neověřenou elektronickou kopii dokumentu (obyčejnou kopií).

Jak by se tedy měl orgán veřejné moci připravit na konverzi?

V první řadě bych doporučil neotálet a pokud jste tak dosud neučinili, analyzovat zákon 300/2008 Sb. s ohledem na vnitřní procesy konkrétního orgánu veřejné moci. Analýza by měla dát odpověď na 2 základní otázky:

1. jak často bude nutné konverzi dokumentů pro výkon své působnosti provádět, v jakém objemu a jaké formáty (listinné i elektronické);
2. technické zabezpečení pro autorizovanou konverzi v ICT prostředí daného OVM.

V návaznosti na analýzu připravit do 1. 7. 2009 alespoň 1 pracoviště tak, aby OVM byl schopen alespoň v pilotním provozu provádět autorizovanou konverzi dokumentů/dat.