Práce starostů, a to zejména menších obcí, je velmi často prací v terénu, na jednáních či na cestách. To značně omezuje přístup ke klíčovému komunikačnímu prostředku dneška -- elektronické poště. Jistě, značné zlepšení přinese už i možnost vyřizovat poštu z domova, ale není to dostatečně operativní. Přitom nadřízené orgány státní správy se na tuto komunikaci velmi spoléhají a často očekávají odpovědi obratem, resp. kdo neodpoví obratem, přijde o šanci získat nějakou výhodu, dotaci apod.

Elektronická pošta slouží i pro komunikaci mezi zastupiteli a starostou navzájem a ke komunikaci s občany. Je tedy velmi důležité, aby byla i spolehlivá a důvěryhodná a pro některá interní sdělení i bezpečná (tedy odesilatel a příjemce se mohou spolehnout, že nikdo jiný zprávu nemohl číst). Tyto vlastnosti samozřejmě často užívané schránky na veřejných emailových serverech nemají a přístup k nim z mobilních zařízení je navíc buď nemožný nebo z principu nebezpečný.

Ideálním řešení pro malou obec je jeden server, který zvládne všechny úkoly, zejména bezpečné uložení dat a bezpečnou a spolehlivou elektronickou poštu, oboje s možností zabezpečeného přístupu z internetu (domov, internetová kavárna, jednání v místě, kde lze používat internet) a možností přístupu z běžného mobilního telefonu (např. Nokia). Takový server lze postavit na tzv. Small Business balíku, tedy ucelené nabídce potřebných programů pro malé a domácí kanceláře za nízkou cenu (aktuálně jeden z dodavatelů dokonce nabízí 5 licencí zcela zdarma). K tomu je potřeba jen běžný server s předplaceným servisem do druhého dne a připojení na internet. Zní to možná nepravděpodobně jednoduše, ale ve firemním segmentu je to běžná instalace pro malé společnosti.

Pro dosažení rozumné bezpečnosti samozřejmě není nutné, aby každá obec měla vše ve svém majetku, vlastní musí být jen připojení kanceláře na internet a server s vybavením může několik obcí sdílet. Tím se značně sníží pořizovací a udržovací náklady, není problém, aby takových obcí bylo i 5 až 10, záleží na velikosti, resp. počtu uživatelů.

Když mohou na Mělnicku sdílet radar pro městskou policii, proč bychom my nemohli sdílet elektronickou poštu? Existuje i balík, který technicky nedovolí, aby správce četl poštu uživatelů. S tím se opravdu není čeho bát. A jeho součástí je řešení pro jednoduché použití dotazníků. Proč si neudělat průzkum typu "Preferujete investici do hasičů nebo do fotbalistů"? Referendum to není, ale informace to jsou.

Nemohu predikovat nabídku místních firem, ale odhaduji pořizovací náklady do 70 000 Kč včetně prací a provozní náklady do 5000 korun měsíčně, to vše i pro oněch max. 10 firem. Dovolím si dokonce podle praxe tvrdit, že vynaložené prostředky obhájí první "neprošvihnutá" dotace.