V současné době je na starostky, starosty a zaměstnance obcí I. a II. typu kladeno stále více a více nových povinností. Poslední změna, která se všech těchto subjektů úzce dotýká, je zavedení datových schránek a autorizovaná konverze dokumentů. Tyto činnosti vyplývají ze zákona 300/2008 Sb., který nabývá účinnosti již od 1. července 2009. Při pohledu na datum v kalendáři je zřejmé, že datové schránky doslova klepou na dveře obecních úřadů.

Kladenský magistrát v čele s primátorem Danem Jiránkem je připraven obcím celého správního obvodu výrazně pomoci

Z obce I. a II. typu do technologického centra ORP

Při zavádění těchto změn do praxe mají malé obce přece jen určitou oporu, a to v obcích III. typu. Tedy přesněji řečeno, měly by mít. Na obcích III. typu by měla postupně vznikat "Technologická centra", jejichž součástí budou datová úložiště elektronických dokumentů, které vzniknou právě provozem datových schránek. Do těchto úložišť by měly směřovat veškeré elektronické dokumenty malých obcí, měly by zde být ukládány a chráněny proti ztrátě či poškození.

Každý statutární zástupce i té nejmenší obce si musí být vědom své odpovědnosti. Z § 64--§ 69 novely zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a ze zákona 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů vyplývá povinnost pro obce, jako pověřeného původce, ukládat elektronické dokumenty, které v úřadě vznikly, popřípadě byly přijaty prostřednictvím informačního systému datových schránek.

Co tedy musí zástupce malé obce udělat? Nic jednoduššího, než zeptat se obce s rozšířenou působností (ORP), do jejíhož správního obvodu patří, zda bude budovat technologické centrum a postará se o zálohování jeho elektronických dokumentů.

V případě, že ORP technologické centrum budovat nebude, je možné v rámci kraje požádat i jiné ORP, která elektronické dokumenty malé obce převezme do své úschovy.

Stejně důležitou roli hrají obce s rozšířenou působností při získání finančních prostředků z fondů Evropské unie na elektronickou spisovou službu (eSpSl). Na tomto místě je nutné zdůraznit, že elektronická spisová služba je základem každého informačního sytému obce. Je to nástroj sloužící k evidenci a správě dokumentů, jak listinných, tak elektronických, které na úřad přijdou, popřípadě budou z úřadu odesílány.

Musíme si uvědomit, že komunikace orgánů veřejné moci, tedy i obcí, prostřednictvím datových schránek, je povinností vyplývající ze zákona 300/2008 Sb. Vést evidenci veškerých elektronických dokumentů je zase povinností plynoucí ze zákona 499/2004 Sb. Je tedy pro obec nezbytností, aby si takovouto elektronickou spisovou službu pořídila, popřípadě rozšířila o ni svůj fungující informační systém (IS). Na trhu je dnes velké množství informačních systémů uzpůsobených pro malé obce, proto je velice důležité si opravdu dobře vybrat, neboť ne každý IS dokáže pružně reagovat na stálé změny v legislativě a potřebách obce. Informační systém by měl být modulární, měl by mít možnost dalšího rozšiřování a měl by se umět přizpůsobit potřebám té které byť sebemenší obce. Je to investice do budoucnosti. A nyní, kdy má každá obec možnost dosáhnout na dotace z Evropské unie na hardware i software, se pořízení takovéhoto pomocníka jeví jako velice prozíravé.

Technologická centra z pohledu obcí I. a II. typu

Další skutečností vyplývající ze zákona 300/2008 Sb. je povinnost zajištění datového úložiště elektronických dokumentů, které na úřad přijdou či budou odeslány prostřednictvím datové schránky obce. Dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů budou zajišťovat technologická centra krajů, následně pak Národní digitální archiv. Krátkodobé uchovávání těchto dokumentů si ale musí obec řešit od začátku fungování informačního systému datových schránek sama, což je možno realizovat čtyřmi variantami.

Způsob předávání digitálních dokumentů do datových úložišť -- optimální varianta

1. Varianta -- Obec ukládá data v TC na ORP -- optimální varianta

Obec má technologické vybavení, provozuje eSpSl s napojením na ISDS a datové úložiště v TC na ORP.

2. Varianta -- Obec ukládá data v rámci hostované eSpSl na ORP

Obec má technologické vybavení, provozuje hostovanou eSpSl v TC a napojení eSpSl na ISDS a datové úložiště v TC zajišťuje provozovatel TC (ORP).

3. Varianta -- Obec má vlastní bezpečné pracovní úložiště v rámci své eSpSl

Obec má technologické vybavení, provozuje eSpSl, jejíž součástí je i bezpečné úložiště dokumentů. eSpSl umožňuje napojení na ISDS. Tato varianta se může týkat lokalit, kde není na ORP vybudováno TC, pokud se této role nezhostí sousední ORP nebo kraj.

4. Varianta -- Obec nemá vybavení a neuvažuje o nákupu

Obec v této chvíli nebude provozovat eSpSl, bude využívat pro přístup do datové schránky webové rozhraní např. ze soukromého počítače pana starosty. Bude mít zřízen pouze interní Czech POINT (tzv. CzechPOINT@office). Veškerá korespondence přes ISDS bude prováděna převodem nebo autorizovanou konverzí na interním Czech POINT do/z listinné podoby. Tato varianta se ale nedoporučuje.

Technologická centra z pohledu obce z rozšířenou působností

Obce z rozšířenou působností jsou nyní na startovní čáře a musí se rozhodnout, jak naložit s výzvou na Technologická centra a elektronické spisové služby v území, která byla vyhlášena v rámci Integrovaného operačního programu. Nabízí se dvě možnosti. Buď si prošlapávat vlastní cestu anebo následovat Statutární město Kladno.

Stejně jako u výzvy e-Government do obcí -- Czech POINT i zde je bohužel nutné konstatovat, že výzva na technologická centra a tudíž i realizace projektu je provázena spoustou nejasností. I to je důvod, proč vznikl tento článek, který se pokouší podat návod, jak se s dotací na Technologická centra obcí z rozšířenou působností (TC ORP) a elektronické spisové služby v území vypořádat.

Prvním velice důležitým krokem je rozhodnutí, jak přistoupit k informačním systémům obcí I. a II. typu. Po provedeném průzkumu ve správním obvodu Kladna, jako obce z rozšířenou působností, bylo zjištěno, že většina obcí ve větší či menší míře již nějaký IS využívá. Proto se vedení města Kladna spolu s implementátory eGovernmentu rozhodlo, že do IS obcí I. a II. typu zasahovat nebude, ale naopak podpoří jejich rozšíření a modernizaci s využitím peněz EU.

K vybudování Technologického centra obce z rozšířenou působností vede jen pár kroků

Kladno jako obec s rozšířenou působností se rozhodlo pomoci nejen obcím ve svém správním obvodu, ale i obcím z okolních oblastí, např. z Rakovnicka či Slánska, pokud tato města nebudou technologická centra zřizovat.

Krok 1 -- Studie proveditelnosti

Naprosto nezbytným krokem pro vybudování TC ORP je vypracování studie proveditelnosti technologického centra. Tento dokument by měl zajistit celkový pohled na území, zmapování potřeb jednotlivých obcí, nastínit varianty řešení, popsat návaznosti na další projekty a výzvy v rámci IOP a v neposlední řadě navrhnout celkové technické a technologické řešení TC ORP. Zpracování studie proveditelnosti je způsobilým výdajem až do výše 5 % celkových způsobilých výdajů projektu.

Vzorovou Výzvu k podání nabídky na realizaci zakázky v nabídkovém řízení podle § 18 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., O veřejných zakázkách, na zpracování studie proveditelnosti v rámci projektu "Technologické centrum ORP Kladno a elektronické spisové služby v území" je možné stáhnout na www.mestokladno.cz.

Závazná osnova studie proveditelnosti je přílohou č. 1 Příručky pro žadatele a příjemce výzvy č. 04 v rámci Integrovaného operačního programu a lze ji nalézt na stránkách Ministerstva vnitra ČR.

Krok 2 -- Spisové služby v území

Dalším krokem bude veřejná zakázka na dodavatele elektronických spisových služeb do území. Na základě postoje Statutárního města Kladna k IS v území bude veřejná zakázka koncipována jako souhrn dílčích plnění a bude kopírovat rozložení informačních systémů v území. Tento postup je v současné době konzultován s OSF při Ministerstvu vnitra ČR a stanovisko by mělo být známé již v době vydání tohoto čísla časopisu Obec a finance.

Vzhledem k tomu, že se bude jednat o veřejnou zakázku malého rozsahu, bude se zadání řídit dokumentem "Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadající pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., O veřejných zakázkách, v programovém období 2007--2013", který byl schválen usnesením vlády č. 48 a je též přílohou výzvy č. 04 v rámci IOP.

Krok 3 -- Negarantované úložiště neuzavřených spisů

V rámci Technologického centra bude jako povinná součást vybudováno negarantované úložiště neuzavřených spisů. Do tohoto úložiště budou jednosměrně ukládána data z jednotlivých eSpSl obcí. V případě havárie úložiště elektronických dokumentů na obci budou data obnovena z datového úložiště TC ORP.

Největším problémem, který v současné době řeší Statutární město Kladno, je postoj Krajského úřadu Středočeského kraje. Tento úřad se jako jediný zatím nepřihlásil k vybudování krajského technologického centra a tím pádem technologická centra jednotlivých obcí s rozšířenou působností (tzn. obcí III. typu) nemají na co navázat. Celý koncept TC ORP a krajů by měl tvořit celek, kde každá jeho část plní svou důležitou úlohu. Například na poli ukládání elektronických dokumentů by na TC obcí s rozšířenou působností mělo vzniknout negarantované úložiště neuzavřených spisů, na TC krajů pak garantované úložiště spisů uzavřených. Obce s rozšířenou působností ve Středočeském kraji jsou nyní postaveny před otázku "Kde vznikne garantované úložiště uzavřených spisů?".

Závěrem je třeba říci, že problémů a nejasností kolem datových schránek, technologických center a celého systému zavádění e-governmentu do území je mnoho. Cesta je to ale správná a směr jediný možný. Bez důsledné elektronizace nemůže veřejná správa plně uspokojovat potřeby občanů, bude stále jen zkostnatělou přítěží v jejich každodenním životě a úředník bude nepřítel a ne pomocník. Musíme se povznést nad problémy a pokračovat v práci. Do spuštění systému datových schránek schází opravdu jen pár dní.