Dlouho očekávaný start informačního systému datových schránek se z pohledu MV ČR obešel bez větších komplikací. Datové schránky těch institucí, které neprovedly aktivaci před zákonem stanoveným termínem, byly automaticky zaktivovány k 1. listopadu.

Informační systém datových schránek (ISDS) tedy běží a ministerští úředníci, jako jeho tvůrci, si mohou pochvalně poklepávat po zádech, jak vše zvládli bez problémů a s bravurou jim vlastní. Ale je opravdu vše tak skvělé, jak se snaží vypadat. Musím bohužel konstatovat, že nikoliv. Datové schránky nejsou oddělený samostatný systém, který může dostát paragrafům zákonů sám a bez spolupráce s dalšími a mnohem důležitějšími aplikacemi. ISDS je pouhým přepravním kanálem, kterým protékají datové zprávy sem a tam. Ale na straně obcí je nutno zajistit jejich tvorbu, evidenci, archivaci, konverzi, elektronické podepisování a mnoho dalších úkonů. Jsou na to starostové obcí základního typu a obcí s pověřeným obecním úřadem připraveni? Zcela zodpovědně říkám: "Nejsou a hned tak nebudou". A není to jejich vina.

Celá koncepce e-governmentu je postavena na poněkud vratkém základu a tím jsou technologická centra obcí s rozšířenou působností (ORP). Každá ORP měla dle koncepce ministerstva vnitra pro obce ve svém správním obvodu vybudovat úložiště elektronických dokumentů a měla zajistit nákup elektronické spisové služby, která by se na obcích starala o evidenci datových zpráv, jejich konverzi a podepisování. Výzva č. 04 z Integrovaného operačního programu (IOP) pro čerpání dotace na Technologická centra ORP a spisové služby v území byla v srpnu 2009 zrušena a na novou výzvu čekala ORP bohužel téměř do konce října 2009. Tím došlo k zásadnímu zpoždění připravenosti malých obcí na implementaci ISDS do jejich informačních systémů jako primárního doručovacího kanálu.

Mnohá ORP začala hned po vyhlášení první výzvy připravovat žádosti o dotace, informovaly obce ve svém správním obvodu, připravovaly partnerské smlouvy pro fungování technologických center, podepisovaly smlouvy s dodavateli informačních systémů na obcích o spolupráci. Zrušením výzvy došlo k naprostému kolapsu, zastavení příprav a v mnoha případech i ke změně rozhodnutí vedení jednotlivých ORP a upuštění od záměru technologické centrum vybudovat.

Obavám se, že nová výzva č. 06 přichází vzhledem ke startu ISDS značně opožděně. Z jejího znění, na kterém spolupracovala i Komise informatiky Svazu měst a obcí ČR, byla sice vypuštěna nesmyslná podmínka na 9 partnerských smluv, byla spravedlivěji nastavena pravidla pro nákup elektronických spisových služeb do území, bylo umožněno rozdělení žádosti na dílčí projekty a tím nastavena možnost čerpat prostředky jen na část, o kterou bude mít ORP zájem. Ale na druhou stranu bylo vypuštěno čerpání prostředků i pro obce ze sousedních ORP v rámci kraje, a tím byly pro velkou část malých obcí zavřeny dveře k možnosti pořídit si elektronickou spisovou službu a datové úložiště za pomoci ORP a z peněz EU.

Na důvod, proč není možné čerpat dotaci i pro obce ze sousedních ORP, jsem se zeptala pana Ing. Rostislava Mazala, zástupce ředitelky odboru řízení operačních programů z ministerstva pro místní rozvoj.

"Zásadní argument je ten, že v této výzvě se snažíme plošně pokrýt celé území a to na bázi ORP jako příjemců, kteří (z logiky hierarchie veřejné správy) se mají postarat o obce ve svém území. Pokud v nějakém ORP toto nefunguje, pak to není problém strukturálních fondů (které nemohou dělat "policajta" mezi rozhašteřenými obcemi) a obce by měly mít dostatečné nástroje pro to, aby se jejich ORP o ně postarala. Jsem přesvědčen, že právě onen tlak na co nejdřívější rozběhnutí spisovek dává obcím sílu pro argumentaci svým ORP. Vždyť právě ve výzvě v bodu 12/II je uvedeno, že ORP musí doložit zájem ve svém území, čili stačí, aby obec projevila zájem a ORP se o ní musí postarat. S ohledem na možný opačný problém, kdy by mohlo docházet ke "kanibalismu" mezi ORP, které by si přetahovaly obce, případně by obce spekulovaly o tom, "který ORP se o ně postará lépe", je pro nás důležité, v tomto kole postupovat systematicky (s cílem ORP = řešení pro všechny obce v jeho obvodu) a teprve pro obce, které po této výzvě zůstanou mimo, ušít výzvu na míru (např. při využití možnosti účasti v projektu jiného ORP, DSO, nebo příjemcem v podobě samotné obce apod.) Toto je ale záložní řešení, které nemůže být kombinováno s prvním – systémovým – řešením v jeden okamžik. Navíc peníze ve výzvě jsou spočítány tak, že pokud některé obce nebudou pokryty, tak nebudou ani utraceny prostředky, které mohou být využity v další výzvě", řekl pan inženýr Mazal.

Osobně zastávám názor, že tento postup je nesystémový a přináší řadu dosud nezodpovězených otázek. Jaký bude vybudován systém, když množství ORP se k výzvě nepřipojí a tudíž většina malých obcí bude řešit svou situaci po svém a nesystémově? Nebude poněkud pozdě, když další možná výzva bude vypsána někdy v polovině příštího roku, a to ve chvíli, kdy řada malých obcí nasadila své vlastní řešení nebo přišla o neuložené datové zprávy? Opravdu si MMR myslí, že pouhý zájem malé obce donutí ORP budovat TC?

Situace je zoufalá, ale nikoliv beznadějná. Máme před sebou termín 30. 1. 2010, kdy první zprávy došlé do datové schránky nenávratně zmizí a zbude po nich jen záznam v ISDS, že zpráva někdy vznikla a byla někdy doručena. Obsah bude navždy ztracen. Starostové obcí tedy teď mají nejvyšší čas zajistit si zálohování datových zpráv a ostatních elektronických dokumentů vzniklých nebo přijatých na obecním úřadu. Nejjednodušší a nejrozumnější cesta, jak toto zvládnout, je pořízení elektronické spisové služby. Cest k získání spisové služby je několik.

První způsob, jak získat elektronickou spisovou službu je oslovit dodavatele svého informačního systému, pokud obec nějaký používá, nebo se porozhlédnout na trhu spisových služeb a systém si nakoupit z prostředků obce. Toto je pro mnohé obce finančně velice náročné a mnohdy neúnosné.

Druhý způsob je oslovit obec s rozšířenou působností a informovat se, zda ORP bude budovat technologické centrum a bude žádat o dotaci na elektronické spisové služby pro sebe a pro obce ve svém správním obvodu. V případě, že ano, je jedinou povinností malé obce vyjádřit písemně svůj zájem o nákup spisové služby a rozhodnout se, zda bude obec chtít nakoupit licenci elektronické spisové služby, která bude navazovat na její informační systém, nebo zda se rozhodne pro hostované řešení.

Zde je jistě na místě malá odbočka do teorie.

Hostovaná spisová služba je řešení, kdy obec přistupuje k aplikaci vzdáleně přes webové rozhraní. Výhodou je jistě to, že žádný software není instalován na PC obce a tudíž veškerá technická podpora je směřována na technologii provozovatele elektronické spisové služby, v tomto případě ORP. Nevýhodou je, že tato spisová služba nenavazuje na informační systém obce, není ho možno navázat na aplikace, které obec využívá, to za prvé a za druhé, klade větší nároky na rychlost připojení k internetu.

Nákup plné licence elektronické spisové služby spočívá v nákupu software, který je nainstalován na PC obce, je provázán s informačním systémem obce a nemá vysoké nároky na rychlost připojení k internetu. Zálohování je zajištěno v datovém úložišti obce a následně v TC ORP. Vzhledem k rozvoji eGovernmentu se dle mého názoru jeví toto řešení jako rozumnější.

Statutární město Kladno nabízí svým obcím obě varianty řešení. Obcím, které nedisponují vlastním informačním systémem, bylo nabídnuto hostované řešení spisové služby EZOP, kterou provozuje město Kladno. Pro obce, které provozují vlastní informační systém (na území ORP Kladno jsou to IS KEO od společnosti Alis, MUNIS od společnosti Triada a GINIS od společnosti Gordic) bude zajištěn v rámci dotace z IOP nákup licence plné verze elektronické spisové služby dle IS, který obec provozuje.

V současné době je zhruba na polovině obcí ve správním obvodu ORP Kladno nainstalována elektronická spisová služba. Na 3 obcích hostované řešení, na 7 obcích elektronická spisová služba od společnosti Triada, spol. s r. o. a na 12 obcích software od společnosti Alis. Instalace jsou prováděny formou zápůjčky, neboť díky zpoždění výzvy č. 06 na TC ORP nebylo možno požádat o dotaci a provést nákup licencí jak hostované, tak plné verze spisové služby s předstihem. Zároveň bylo odzkoušeno a dáno do provozu datové úložiště společnosti Triada na technologii ORP Kladno, jako provizorní a dočasné řešení do doby, než bude vybudováno TC ORP Kladno a bude možno veškerá data ukládat na technologii města Kladna.

Musím konstatovat, že situace na území ORP Kladno je poměrně příznivá. ORP Kladno se již od konce roku 2008 snaží spolupracovat se starosty všech obcí ve svém správním území, informovat je o novinkách v e-governmentu a napomáhat jim dostát požadavkům v současné době především zákona č. 300/2008 Sb., o informačním systému datových schránek a novelizovaného zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Situace je příznivá i díky vstřícnému přístupu firem dodávajících informační systémy do území. Bez jejich pomoci a úsilí a bez tvrdé práce starostů obcí a v neposlední řadě i všech pracovníků eGon centra na ORP Kladno by se implementace e-governmentu do území nezdařila a datové schránky jako oddělený a osamocený systém po několika měsících přestaly plnit svou funkci a způsobily nevratný legislativní zmatek v celé České republice.