Postupný rozvoj e-governmentu v České republice a zavádění elektronických nástrojů na centrální i lokální úrovni mění postavení informačních systémů provozovaných i těmi nejmenšími obcemi. Postupně přestává být na pořadu dne řešení samostatných úloh ve smyslu vedení účetnictví, evidence majetku či úřední desky a celková komplexnost a provázanost řešení, která dříve byla u některých informačních systémů jen příjemnou funkcí navíc, se stává nezbytnou nutností.

Spisová služba v postavení hlavního komunikačního agenta

Schválení zákona č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, velmi významným způsobem změnilo pohled na spisovou službu. Účinnosti tento zákon nabyl dne 1. 7. 2009. Spisová služba se tedy postupně stává páteřní agendou úřadu.

K této změně přispělo i rozšíření elektronické komunikace prostřednictvím informačního systému datových schránek. V době, kdy byly všechny výstupy z různých agend vedených v rámci městských a obecních úřadů doručovány adresátům převážně listinnou cestou, bylo velmi jednoduché vytisknout fakturu, složenku, výměr, výzvu, rozhodnutí či jinou písemnost a vypravit ji pro každý z uvedených případů samostatným způsobem. Je ale téměř nemyslitelné, aby všechny softwarové produkty zajišťující vedení místních poplatků, evidenci faktur, správní řízení různých druhů atd. měly své speciální vazby na informační systém datových schránek. Takové přístupy by byly neefektivní a hlavně neekonomické, a to hlavně pro obce samé, protože by si s každým samostatným nástrojem kupovaly i samostatnou funkcionalitu vazby na datové schránky.

Z legislativních i praktických důvodů se tedy spisová služba stává hlavním komunikačním agentem na úřadě, který pro každý dokument připravený k odeslání zjistí, zda adresát má či nemá datovou schránku a dle výsledku tohoto zjištění nabídne úředníkovi další postup. V současné době je tedy velkou výhodou provozování uceleného, jednotného a provázaného informačního systému, pokud tedy obec potřebuje odesílat dokumenty. A je neoddiskutovatelné, že touto činností se zabývají všechny obce bez rozdílu velikosti. I když samozřejmě velikost úřadu má vliv na rozsah příslušné agendy, a tedy na výši případných úspor plynoucích z efektivity provázanosti.

Určitým problémem zůstávají centrální agendy typu Registr živnostenského podnikání či řešení problematiky hmotné nouze, ale snahy příslušných ministerstev v této oblasti ukazují, že i zde je to s vazbou na lokálně provozované spisové služby myšleno vážně.

Z hlediska lokálních agend je v současné době asi nejvýraznější případné propojení spisové služby s modulem Poplatky, Fakturace a specializovanými moduly řešícími problematiku správních řízení. Zejména zmíněná oblast fakturace díky zavedenému standardu elektronické faktury (formát ISDOC) umožňuje prohloubit zmíněnou vazbu až na úroveň, kdy jsou přijaté faktury automaticky zaevidovány do knihy faktur se všemi detailními údaji, tj. bez nutnosti jakéhokoliv zásahu uživatele kromě potvrzení dané akce.

Účetnictví a CSÚIS

Od 1. ledna letošního roku probíhá účetní reforma veřejných financí, která je legislativně podložena zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a třemi prováděcími vyhláškami; vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, dále vyhláškou č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech) a konečně vyhláškou č. 449/2009 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu, rozpočtů státních fondů, rozpočtů územních samosprávných celků, rozpočtů dobrovolných svazků obcí a rozpočtů Regionálních rad regionů soudržnosti.

I účetní výkazy se tak začínají předávat oficiální elektronickou cestou s vyšším bezpečnostním standardem než je běžný e-mail. A to konkrétně do Centrálního systému účetních informací státu (CSÚIS). Jde o samostatný informační kanál, a tedy se nevyužívá zavedeného informačního systému datových schránek. Nicméně některé kraje (konkrétně Plzeňský, Ústecký, Liberecký, Královehradecký, Pardubický, Jihomoravský a hlavní město Praha) zvolily způsob předávání účetních záznamů a finančních výkazů a také způsob registrace zodpovědných a náhradních zodpovědných osob takový, že jednotlivé subjekty (účetní jednotky) těchto krajů provádějí předávání účetních záznamů a finančních výkazů prostřednictvím krajského úřadu. Způsobů, jak mohou účetní jednotky (obce) své účetní výkazy předat na krajský úřad je více, nicméně z hlediska bezpečnosti, dostupnosti a ověřitelnosti se jako nejlepší opět jeví komunikace prostřednictvím datových schránek. Opět zde tedy vystupuje výhoda provázanosti vnitřní informačního systému, v tomto případě tedy ve vazbě Účetnictví – Spisová služba.

Kromě předávání nových účetních výkazů je celá účetní reforma veřejných financí vystavěna na požadavcích komplexního řešení, jaké je v některých ohledech známé ze soukromého sektoru. Jedná se například o vazbu mezi moduly Majetek a Účetnictví, neboť od 1. ledna 2011 obce budou odepisovat majetek a tvořit opravné položky; výjimkou jsou opravné položky pohledávek, které je třeba tvořit dokonce již od 1. ledna tohoto roku. To vše znamená výrazný tlak na provázanost agend ekonomického subsystému, které lze nejlépe docílit provozováním komplexního vnitřního informačního systému obce od jednoho dodavatele.

Integrace Czech POINTu

Jedním z výrazných nástrojů e-governmentu, který získává stále nové a nové funkcionality, je Czech POINT; Český podací informační ověřovací národní terminál neboli kontaktní místo veřejné správy dle zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Vlastní elektronická aplikace Czech POINT funguje nejen jako software pro zmíněné kontaktní místo veřejné správy umožňující realizovat služby jako získání ověřeného výstupu z informačních systémů veřejné správy (např. Katastru nemovitostí, Obchodního rejstříku, Živnostenského rejstříku, Rejstříku trestů), přijetí podání podle živnostenského zákona či přijetí podání do registru účastníků provozu modulu autovraků ISOH a autorizovanou konverzi dokumentů na žádost, ale také jako nástroj pro samotné úředníky. Jeho další a rozvíjející se funkcionalitou je totiž varianta Czech POINT@Office, která nabízí autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední a od 1. 7. 2010 také hlášení změn údajů do centrální evidence obyvatel vedené Ministerstvem vnitra.

Ať je již využíván Czech POINT ve své prvotní funkci, anebo v podobě Czech POINT@Office, vždy je výhodné provázat jej s vnitřním informačním systémem obce. Naštěstí k tomuto disponují obě varianty aplikace Czech POINT moderním rozhraním realizovaným pomocí tzv. WebServices, k němuž se mohou připojit výkonné elektronické nástroje informačních systémů obcí. Uvedená vazba opět samozřejmě přispívá ke zvýšení efektivity práce úředníků.

V případě varianty Czech POINT je vazba podstatná pro dodržení požadavků zákona o archivnictví a spisové službě a povinnosti vést evidenci vydaných výpisů danou zákonem o informačních systémech veřejné správy. V případě varianty CzechPOINT@Office jde o již výše zmíněnou autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední, což úzce souvisí se změnami v oblasti vedení spisové služby v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby od 1. 7. 2010.

Další rozšíření vazby ve variantě Czech POINT@Office je spojeno s faktem, že se tento nástroj stává technickým prostředníkem hlášení změn údajů do evidence obyvatel. I zde se očekává brzká implementace vazeb založených na WebServices, které budou moci využívat lokální informační systémy zajišťující souběžné vedení matričních knih podle zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů (typicky modul Matrika).

Shrnutí

Všechny výše uvedené změny postupně implementované v oblasti veřejné správy, a tedy i na úrovni městských a obecních úřadů, kladou nové nároky na fungování lokálně provozovaných informačních systémů. Mezi podstatné vlastnosti se dostává komplexnost a provázanost řešení, která má přímý vztah k efektivitě, hospodárnosti a účelnosti v souladu s moderními trendy prosazujícími se ve veřejné správě v České republice.

Informační systém, který všechny výše uvedené vlastnosti splňuje již mnoho let, je IS Munis společnosti Triada. Nejde tedy o nováčka, kde by vazby mezi moduly byly implementovány až dodatečně, ale již v prvopočátku byl celý tento informační systém navrhován tak, aby poskytoval uživatelům co největší komfort. A to jak na menších obcích, kde je výrazná kumulace funkcí a je tedy velmi výhodné, pokud podpůrné elektronické nástroje mají stejný způsob ovládání a vzhledu, tak na větších úřadech, kde je podstatná variabilita nastavení a přizpůsobení se místním podmínkám.

Kromě vazeb mezi jednotlivými agendami, kde dochází k postupné standardizaci, jakou představuje např. formát datové zprávy dopravované informačním systémem datových schránek či přílohy Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb, lze u ucelených informačních systémů dodávaných jedním dodavatelem očekávat další výhody užší vnitřní provázanosti.

Uvedeme zde dva příklady. Jednak je to možnost centralizovaných (ve smyslu všech agend vnitřního IS obce) registrů, např. jeden společný adresář, na který jsou navázány všechny agendy a který zajistí, že opraví-li se chybně zadaný adresní údaj v jedné agendě, automaticky lze tuto opravu promítnout i do všech dalších agend. V neposlední řadě je to úzká vazba agend ekonomického subsystému, kde jednotlivé moduly mohou přímo nahlížet do specifických dat potřebných agend, např. při uhrazení místního poplatku je automaticky vytvořen, vytisknut a zaevidován pokladní doklad, aniž je třeba opustit modul Poplatky a přecházet do modulu Pokladna.

Informační systém Munis tak splňuje všechny nároky kladené současným rozvojem eGovernmentu a trendem modernizace veřejné správy v České republice.