V minulém čísle jsme se poprvé věnovali problematice přístupnosti dokumentů, dnes se na tuto oblast pojďme podívat z ryze praktického hlediska. Minule jsme si řekli, že přístupnost dokumentů je u nás relativně novou oblastí, díky jejímž principům dokážeme zajistit, aby se s digitálními dokumenty mohli seznamovat skutečně všichni uživatelé. Dnes se pojďme podívat, jak toho můžeme dosáhnout.

Digitální dokumenty jsou vlastně trojího druhu. Buď se jedná o dokumenty ryze pracovní povahy, které prakticky neopouštějí úřad či organizaci, nebo jsou to dokumenty určené například ke zveřejnění na internetových stránkách, a tedy jsou veřejné a k dispozici všem, ale naprostá většina digitálních dokumentů ve veřejné správě je určena konkrétním příjemcům. To fakticky znamená, že ani při vytváření dokumentů nevíme, kdo se s jejich obsahem bude potřebovat seznámit.

Na rozdíl od webových stránek, kde lze jednoznačně stanovit pravidla a postup pro jejich vytváření a kde je přístupnost upravena legislativou, u dokumentů svázání takovými pravidly prakticky není možné. Přitom legislativní povinnost související s přístupností všech informací poskytovaných nejen veřejnou správou zde existuje. Vychází zejména z ustanovení článků 4, 9 a 21, Mezinárodní úmluvy o právech osob se zdravotním postižením, která je přímo aplikovatelná, a to i bez faktické nutnosti zahrnutí do našeho právního řádu. Oporu má tato problematika obecně i v některých ustanoveních například Správního řádu, ale především by to měl být logický zájem každého úřadu, který digitální dokumenty vytváří.

Od ledna pracuje při Ministerstvu vnitra zvláštní pracovní skupina, která se přístupností dokumentů zabývá. V rámci této pracovní skupiny jsme si definovali realistické potřeby na přístupnost dokumentů a vytvořili jsme soubor několika obecných zásad, které je třeba dodržet. Samozřejmě platí, že nelze nařídit technický způsob, jakým digitální dokumenty vytvářet. Ty mohou být vytvářeny například v elektronických systémech spisové služby, v systémech pro určitou agendu, ale také mimo tato prostředí, například na počítačích úředníků pomocí některého z desítek nástrojů na tvorbu a generování PDF. Každý z těchto způsobů má jako výsledek vytvořený digitální dokument a my ani nechceme preferovat některý z konkrétních způsobů, nebo programů. Proto se musíme při vytváření zásad nutných pro faktické splnění přístupnosti dokumentů držet v obecné rovině a nevztahovat je ke konkrétní technologii.

Digitální dokumenty vytvářené určenými původci musí být v povinně stanovených formátech. V okamžiku, kdy je dokument odesílán a nebo zveřejněn třeba na webových stránkách, jedná se o takzvaný výstupní dokument ze spisové služby, a to i v případě, že tento dokument nepochází přímo z elektronického systému pro vedení spisové služby. Každý takový dokument musí být ve výstupním formátu. Seznam těchto povinných výstupních formátů je stanoven legislativou, a to zejména ustanovením § 20 Vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. V naprosté většině případů se bude jednat o takzvané textové statické a nebo kombinované dokumenty, u nichž je jako výstupní formát stanoven standard PDF/A. Odst. 6 tohoto paragrafu sice připouští, aby byl takový dokument poskytnut i v jiném formátu, avšak zároveň musí být k dispozici i v předepsaném výstupním formátu.

Když máme jasno, že dokumenty, u kterých se přístupností budeme zabývat, musejí být v naprosté většině ve formátu PDF/A, můžeme přejít k již zmíněným obecným zásadám. Je definováno sedm zásad pro přístupné dokumenty s tím, že ideálním stavem je pochopitelně dodržení všech těchto zásad. To sice není tak těžké zajistit, pokud dokumenty vytváříme správným způsobem, ale lze očekávat, že všechny zásady nebudou splněny vždy. Pojďme si tedy o těchto zásadách něco říci:

1) Dokument obsahuje textovou vrstvu

V dokumentu jsou textově prezentované informace obsaženy v podkladové textové vrstvě dle specifikací formátu dokumentu. Tato vrstva textových informací dává jednoznačný obsah dokumentu a lze ji prezentovat a zpracovávat běžnými asistivními technologiemi.

2) Dokument je správně strukturovaný

Dokument má jasnou strukturu (nadpisy, důležité informace, odkazy, struktura textu ve významu) a tato struktura musí být zřejmá a musí ji být schopné reprodukovat také asistivní technologie. Nadpisy dokumentu a další části textu s určitým strukturálním významem jsou řádně technicky označeny.

3) Dokument je tagovaný

V dokumentu jsou v textových částech správně nastaveny tagy – tedy značky uvádějící správnou interpretaci textové části ve struktuře dokumentu nebo popisující jiný, než textový objekt. Tagy musí být buď již součástí dokumentu, nebo musí být k dispozici struktura, ze které se dají sestavit.

4) Dokument má základní metadata

U dokumentu musejí být základní popisné informace a to přímo jeho součástí. Musí být správně vyplněna popisná metadata vlastností dokumentu, jako je například obsah, předmět, autor, či původce dokumentu.

5) Dokument nesmí zabraňovat přístupu asistivních technologií a uživatelů k jeho obsahu

Dokument nesmí být technicky zabezpečen tak, že by nebylo možno využít přístupu asistivních technologií a specializovaných technologií programu pro čtení dokumentů. Dokument nesmí být zabezpečen proti vytěžování textů a informací a proti následné technické reprodukci obsahu a struktury dokumentu.

6) Dokument má všechny formální náležitosti

Dokument (zejména úřední) musí obsahovat veškeré formální náležitosti, které jsou stanoveny zejména v ustanovení § 13, Vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

7) Musí být jasné, jak získat informace z dokumentu jinou formou

Pokud nelze k čtení a reprodukci textových informací a struktury dokumentu využít asistivní technologii, nebo pokud z jiného důvodu nelze zajistit, aby se s dokumentem mohl uživatel seznámit pomocí asistivních technologií, musí jeho autor/původce zajistit možnost seznámení s informacemi a obsahem dokumentu jiným způsobem. Informace o takovém náhradním způsobu musejí být k dispozici uživatelům.

Tyto poměrně technické definice skrývají základní pravidla proto, aby obsah dokumentu byl dostupný skutečně všem uživatelům a všem používaným technologiím. Sama již zmiňovaná vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby ve svém § 13 stanoví povinné formální náležitosti každého dokumentu. Těmi jsou například jméno a adresa původce, datum dokumentu, jméno a funkce zodpovědné osoby a další. Opusťme náležitosti formální a pojďme se věnovat těm technickým. Ta vůbec nejdůležitější zásada je hned ta první. Tedy, že každý digitální dokument musí obsahovat textovou vrstvu, která bude obsahovat pokud možno strukturované informace z obsahu dokumentu. Známá by měla být i struktura dokumentu, tedy například důležité úseky by měly být nadpisy – třeba věc – a u všech objektů v dokumentu by měl být jasný jejich význam. Pokud informace o struktuře dokumentu máme, lze jednotlivé objekty v dokumentu označit příslušným označením typu – neboli dokument 'otagovat'. Velice důležitá je i zásada, která zakazuje technické omezování přístupu asistivních technologií k obsahu dokumentu. Občas se stává, že neúmyslným špatným nastavením zabezpečení dokumentu se zapne bezpečnostní režim, ve kterém specializované asistivní technologie vyloženě nemohou a nesmí s dokumentem pracovat. I pokud by u takového dokumentu byly splněny všechny ostatní zásady, dokument by nemohl být přístupný, a v některých případech bývají dokonce neodborně dokumenty zabezpečeny tak, že je úplně zabráněno zpracování jejich textů. V takovém případě nelze dokument žádným způsobem přečíst uživateli se specifickými potřebami. Ještě se zmiňme o zásadě poslední, která určuje, že původce dokumentu musí informace dokumentem sdělené umět zajistit i jiným způsobem. Pokud prostě nejde vytvořit dokument jako přístupný, anebo pokud to původce jednoduše neumí a na technickém řešení problému se u něj teprve pracuje, dokument sám sice přístupný nebude, ale měl by být zajištěn způsob, aby se k jeho obsahu osoba se specifickými potřebami mohla dostat. Řešení bývají poměrně prostá, postačí třeba na žádost takové osoby zaslat dokument i v jiném formátu (například původní MS Word). A nebo třeba zajistit seznámení s obsahem dokumentu při telefonickém kontaktu s původním úředníkem.

Jak jsme si již řekli, způsobů, jakými lze dokumenty PDF vytvářet je mnoho. Každá aplikace a technologie přistupuje k procesu tvorby trochu jinak. Nelze tedy jednoznačně doporučit nějaký prostředek, anebo jednoznačně říci, které aplikace generátorů PDF splňují požadavky a které nikoliv. Obecně lze ale říci, že nejsou-li zajištěny výše zmíněné principy přístupnosti dokumentu v okamžiku vytváření jeho verze v PDF/A, prakticky později nelze dodatečně dokument přizpůsobit tak, aby byl přístupný.

Musíme mít tedy k dispozici takové aplikace, které umí vytvářet PDF dokumenty ve správném dokumentu a s využitím všech pokročilých možností obecného standardu. Jak už tomu bývá takřka u všeho, ani toto není tak jednoduché. Ani sebelepší aplikace totiž nevytvoří správně tagovaný dokument, pokud nebude znát jeho strukturu. Je tedy naprosto nezbytné zajistit již při tvorbě samotného původního dokumentu, ze kterého se později PDF/A vytváří, aby byl kvalitním podkladem pro převod. Zde můžeme využít některých logických anabází se strukturou webových stránek. Například fakt, že je předmět dokumentu uveden v jeho textu velkým tučným písmem sám o sobě technicky nic o nadpisu neříká. Příslušný odstavec musí být jako nadpis i technicky označen. I v textových editorech pak existují i takové možnosti, jako je alternativní popisek nějakého grafického prvku. To vše se dá využít a výsledkem pak může být původní dokument, u kterého je známá jeho struktura a lze ho úspěšně převést tak, aby informace o jeho struktuře a objektech byly zachovány a dokument byl správně tagován.

Když se na to podíváme z ryze technického úhlu pohledu, můžeme to shrnout do následujících tezí. Musíme vytvářet takové původní dokumenty, které budou dobrým podkladem pro vytváření PDF/A. To můžeme zajistit třeba využíváním skutečně kvalitních šablon dokumentu. Získaný kvalitní podklad musíme převést takovou aplikací, která bude splňovat základní principy přístupnosti dokumentů a konečně musíme zajistit i případný jiný způsob, jak se na požádání může někdo s obsahem dokumentu seznámit. Zejména u větších organizací původců, kdy jsou využívány nějaké informační systémy, které tvoří dokumenty, je to pak spíše starost dodavatelů takových systémů, než samotných úředníků. Tvůrce informačního systému musí zajistit proces převodu a předtím musí zajistit skutečně kvalitní strukturované dokumenty v rámci systému vytvářené. Obtížné to vskutku není. Jen se na to musí myslet v té správné fázi vývoje a jednotlivé systémy se tomu musejí drobně přizpůsobit. Samozřejmě také naše pracovní skupina připravuje detailnější rozpracování metodiky v této oblasti. Už nyní ale dochází k řadě sporů občana třeba se zrakovým postižením s úřadem. Úřady velmi často vytvářejí dokumenty naprosto špatným způsobem, protože jim dosud nebylo rozumně vysvětleno, co se od nich v této oblasti vlastně chce. Typickým velmi častým případem je, když se na úřadě dokument zpracovává jako listinný a teprve před odesláním se naskenuje s pomocí softwaru, který ani neumožňuje vytvářet textovou vrstvu, takový dokument se pak omylem ještě špatně zabezpečí a odešle. Na straně jeho příjemce je pak takový dokument de facto k ničemu, protože se technicky jedná pouze o naskenovaný obraz, bez textové vrstvy a bez dalších informací. Na obrazovce sice dokument vidět je, ale uživatel asistivní technologie si ho prostě nepřečte.

Vypadá to, podobně jako řada jiných věcí, složitě. Ale vlastně to tak složité není. Není obtížné přizpůsobit aplikace tak, aby vytvářely správné dokumenty a vytvořit opravdu dobré šablony. Ale vyžaduje to chuť, čas a zkušenost.

Na webových stránkách věnujících se této problematice na adrese www.pristupnostdokumentu.cz jsou k dispozici nejen dokumenty, které autorům aplikací a systému pomohou, ale také třeba možnost nechat si otestovat vaše dokumenty, nebo on-line nástroj zdarma pro generování správných PDF dokumentů podle standardů a norem.